SIVAS.ERP

Bereichsübergreifende Funktionen und Module

Dokumentenmanagement

Revisionssicherheit

SIVAS.DMS ermöglicht eine zentrale, revisionssichere Ablage aller Dokumente im Unternehmen sowie die Verwaltung von Lese- und Schreibrechten aus dem ERP heraus. Ohne Schnittstelle können Dokumente aus allen Modulen im DMS verwaltet werden. Außerdem legt das Programm sämtliche aus SIVAS.ERP heraus erzeugten Dokumente wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Bestellungen automatisch im Hintergrund im jeweiligen Kontext ab.

Flexible Rechteverwaltung

Der Inhalt von Dokumenten beliebiger Formate kann indiziert werden. Dadurch können die abgelegten Dokumente über die Volltextsuche wiedergefunden werden. Dokumente können in Explorer-Strukturen gegliedert und einheitlich verwaltet werden. Durch die bestehende ERP-Rechteverwaltung wird die Datenzugriffssicherheit gewährleistet. Jeder Benutzer kann im Rahmen seiner Rechte die Dokumente lesend und schreibend verwalten oder hat keine Zugriffsberechtigung und damit keine Ordnersicht. Um eingehende Dokumente als Objekte zu hinterlegen, kann eine Scanneranbindung (OCR) vorgenommen werden.

Übersichtliche Versionierung

Elektronisch abgelegte Dokumente lassen sich beliebig oft versionieren. Dabei werden die Dokumentversionen (Stände) als aussagefähige Metadaten im DMS abgelegt und sind jederzeit abrufbar.

SIVAS-Nutzen-Check:

Automatische Belegerkennung

Mithilfe dieses Moduls können eingehende Dokumente wie z. B. Eingangsrechnungen und Lieferantenbestätigungen automatisch eingelesen und verarbeitet werden.

Die revisionssichere Dokumentenarchivierung wird zum vollautomatischen, fehlerfreien Prozess und stellt die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien im Unternehmen sicher. Durch die Integration ins SIVAS Workflow Management können eigene Prozesse abgebildet werden.

Die automatische Belegerkennung ermöglicht das Einlesen von Eingangsrechnungen unterschiedlicher Formate wie PDF, ZUGFeRD, XRechnung, etc.

Das sagen unsere Kunden:

Die automatische Belegerkennung in SIVAS.ERP hat unseren Prozess für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen enorm verbessert. Neben der Zeitersparnis von bis zu 80% für unsere Buchhaltung überzeugt uns auch die selbsterklärende, einfache Bedienung der Nutzeroberfläche.

Andrea Gratzer, CFO

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UNTHA shredding technology GmbH

SIVAS-Nutzen-Check:

SIVAS Produktbroschüre

Lernen Sie alle Funktionsbereiche und Module der SIVAS-ERP Lösung kennen. 

BI.Analyzer

Mit dem BI.Analyzer gestalten Anwender nach kurzer Einarbeitungszeit umfangreiche Auswertungen selbst. Sie können zwischen Tabellenanalyse oder Pivotanalyse wählen. Das Dashboard ermöglicht eine Zusammenfassung mehrerer Analysen auf einer Berichtsseite.

Den Anwendungen im BI.Analyzer sind keine Grenzen gesetzt: Datenbankinhalte können in Echtzeit analysiert und mittels Drilldowns bis zum verursachenden Datensatz in SIVAS.ERP navigiert werden.

Dashboard: Zusammen präsentieren, was zusammengehört

Ob Managementbericht, Fachbereichsreport oder Individualanalyse: Wenn es darum geht, Analyseergebnisse prägnant zu präsentieren und zu veröffentlichen, ist das BI.Analyzer Dashboard das richtige Werkzeug. Wie ein Baukasten kann das Dashboard Analysen in Form von Tabellen, PivotGrids, Charts, Geoanalysen und KPIs aufnehmen. Ebenso können Gruppierungselemente, Tabs und Überschriften frei verwendet werden. 

Planer: Planzahlen und Forecasts

Mit dem BI.Analyzer Planer können Planzahlen direkt in der Analyse erfasst werden. Hierbei kann es sich um klassische Periodenbudgets handeln oder alternativ um Planzahlen an frei definierten Dimensionen wie Produktgruppen, Kunden, Dispositionsgruppen, etc.

Der BI.Analyzer Planer verwaltet auf Wunsch sämtliche Planzahlen an zentraler Stelle. Jede Analyse kann sich dann für einen Soll-Ist-Vergleich auf diesen Datenpool beziehen.

Spreadsheet: Arbeiten wie in Excel – mit allen Vorteilen des BI.Analyzer

Komplexe Tabellenblätter oder Analysen mit Formularcharakter können wie eine Excel-Tabelle aufgebaut werden.  Dabei können auch Diagramme aller Art in ein Spreadsheet eingefügt werden.

SIVAS-Nutzen-Check:

Beispiele aus der Praxis:
  • Strategische Kennzahlen für die Geschäftsleitung
  • Liquiditätsplanung im Controlling
  • Umsatzverteilungen für den Vertrieb
  • ABC-Analysen für Zukaufteile in der Beschaffung
  • Make-or-Buy Entscheidungen
  • Kapazitätsauslastung der Fertigungsbereiche
  • Fehlzeiten in der Personalwirtschaft

Intercompany Management

Multisite

Für die kaufmännische, technische und materialwirtschaftliche Abwicklung von Aufträgen über mehrere Standorte hinweg bietet SIVAS.ERP einen standardisierten Prozess, d. h. gruppeninterne Bestellungen können erzeugt und auf der Gegenseite als Auftragsbestätigung in Echtzeit eingebucht werden. Auf dieselbe Weise funktioniert auch die Abwicklung von Verlagerungen und Beistellung von Teilen zwischen den Mandanten.
Unternehmensdaten (Stammdaten und Konfigurationen), welche von mehreren Unternehmen der Gruppe abgerufen werden, lassen sich zentral verwalten. Dabei lassen sich zentrale oder verteilte Tabellenstrukturen abbilden. Die Definition gemeinsam genutzter Daten ist völlig frei. Beispiele für häufig gemeinsam genutzte Daten sind Ordnungssysteme (Normung), Teilestämme, Geschäfts- und Ansprechpartner.
Ein Abgleich von Daten findet mittels ORACLE-Datenbanktechnologien instanzübergreifend statt.

Intercompany ERP

Die Kommunikation zwischen den Mandanten (Instanzen) unterstützt ein unternehmensübergreifendes Workflow- und Benachrichtigungssystem. Per Definition kann jede Tabelle synchronisiert werden. Es können pro Feld Eigentümer definiert werden, die die Synchronisation in nur eine Richtung ermöglichen.

Workflows und Benachrichtigungen können nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern innerhalb der gesamten Gruppe definiert und ausgelöst werden. Auch relevante Informationen wie z.B. Lagerbestände können gemeinsam über verschiedene Standorte hinweg gesichtet werden.

Gemeinsam genutzte Daten wie Teile, Stücklisten und viele weitere, können über einen Intercompany-Abgleich ausgetauscht werden. Dabei kann SIVAS.ERP auch Verbindungsunterbrechungen problemlos überbrücken. Der Intercompany-Abgleich ist speziell für schlechte Verbindungen zwischen den Standorten optimiert und entsprechend robust. Eine eigene Übersetzungslogik beim Abgleich sorgt dafür, dass jeder Standort über die Informationen in der benötigten Sprache verfügt.

SIVAS-Nutzen-Check:

SIVAS Vorteile und Funktionen kennenlernen

Erhalten Sie in einer Live-Demo Einblick in die Funktionsbereiche und Module der SIVAS-ERP Lösungen.

Workflowmanagement

Die Workflow-Funktion ist ein modulübergreifendes Werkzeug zur Abbildung von Geschäftsprozessen sowie zur Überwachung von Ereignissen im Unternehmen. Vorfälle wie etwa Planabweichungen, Wiedervorlagen oder Änderungen wichtiger Daten sowie Maßnahmen und Reaktionen lassen sich individuell definieren und ändern.

Timer-Funktionalität

Dabei stehen unterschiedliche Reaktionsmethoden zur Verfügung: Meldung an einen einzelnen Anwender oder an Anwendergruppen. Ereignisse werden durch die Datenbanktrigger, wiederkehrende Prozesse durch eine Timer-Funktionalität den Benutzern bzw. den Rollen mitgeteilt. Sind beispielsweise alle Bestellungen ab einem bestimmten Wert meldepflichtig (Zweitunterschrift), erhält der Einkaufsleiter nach Erfassung einer solchen Bestellung eine Workflowmeldung. Zusätzlich können E-Mails an einzelne Anwender oder Anwendergruppen verschickt werden.

Automatische Abarbeitung von Standardprozessen

Die Einlagerung einer Baugruppe kann z.B. die eigenständige Entnahme aller Lagerteile auslösen.

Auch eine Kombination beider oben beschriebenen Methoden ist möglich: Ein zeitgesteuerter Workflow (Timer-Funktionalität) gewährleistet die Suche nach bestimmten Sachverhalten in festgelegten Intervallen.  Das betrifft z.B. Lieferscheine, die eine Woche nach Erstellung noch nicht fakturiert wurden. Der untersuchte Sachverhalt und das Prüfintervall lassen sich beliebig definieren. Als Reaktion stehen wieder die oben beschriebenen Methoden zur Verfügung.

Grafische Visualisierung komplexer Prozesse

SIVAS.ERP bietet einen mächtigen grafischen Prozessdesigner. Dieser dient gleichzeitig der Definition und Dokumentation aller wichtigen Prozesse. Unternehmenskritisches Prozesswissen wird dadurch transparent. Die Prozesse können in Form eines Flussdiagramms grafisch definiert werden. Es besteht die Möglichkeit formatierbare Texte an jedem Diagrammobjekt zu hinterlegen und direkt aus dem Prozessdesigner eine aussagefähige Dokumentation zu erstellen. Prozessänderungen lassen sich leicht und nachvollziehbar einpflegen. Zur konkreten Umsetzung des Prozesses im ERP können direkt aus dem Prozessdesigner Workflows erstellt bzw. bestehende Workflows verknüpft werden.

SIVAS-Nutzen-Check:

Unicode – Mehrsprachigkeit

In SIVAS.ERP können dank des implementierten, universellen Zeichenkodierungsstandards alle Sprachen und deren einzigartige Zeichensets angezeigt werden. Das bedeutet, dass sämtliche Dokumente, Teilebeschreibungen, etc. in SIVAS.ERP in jeder gewünschten Sprache angelegt werden können. Für Layouts und Bildschirmmasken können Übersetzungen kundenseitig erweitert werden. Damit können alle Standorte mit SIVAS.ERP in ihrer Landessprache ausgestattet werden.

Erstellung kaufmännischer Objekte in Kundensprache

SIVAS unterstützt für die Erstellung kaufmännischer Objekte parallel drei Sprachen (in der Regel Deutsch, Englisch und die Kundensprache). Das heißt, Sie erstellen das Objekt einmal und können die Ausdrucke in drei unterschiedlichen Sprachen erzeugen. Damit Sie die ausgehenden Dokumente entsprechend in den jeweiligen Sprachen versenden können, müssen Sie lediglich Ihre Teile in den notwendigen Sprachen pflegen. Dafür haben wir eine Maske erstellt, welche es Ihnen möglich macht, alle relevanten Texte zu übersetzen.

Automatisierte Übersetzung kompletter Angebote und Aufträge

SIVAS stellt Schnittstellen zu gängigen Übersetzungssystemen wie z. B. Google Translation API zur Verfügung. Dadurch können Sie auf einen Knopfdruck komplette Angebote direkt aus SIVAS heraus übersetzen lassen. Die Formatierung der Texte bleibt dabei erhalten. Das Ergebnis landet wieder direkt als fremdsprachiges Angebot in SIVAS.

SIVAS-Nutzen-Check:

Standorte in Landessprache

SIVAS unterstützt sowohl für die Daten als auch für die Oberflächen alle Sprachen. Damit können Sie alle Standorte mit SIVAS in der Landessprache ausstatten.

SIVAS Vorteile und Funktionen kennenlernen

Erhalten Sie in einer Live-Demo Einblick in die Funktionsbereiche und Module der SIVAS-ERP Lösungen.

SIK – Variable Merkmalleisten

Das System der variablen Merkmalsleisten bietet dem Administrator die Möglichkeit, logische Ergänzungen zum Datenmodell vorzunehmen, ohne dabei das Standard SIVAS-Datenmodell zu ändern. Dadurch können intelligente Feldinhalte unternehmensspezifisch definiert werden. Der Administrator kann Anpassungen auf einfache Weise selbst durchführen und flexibel auf neue Anforderungen reagieren.

Wie im TOS lassen sich die Merkmalsleisten auch im SIK hierarchisch definieren. Neben der statischen Aufzählung von Merkmalsausprägungen können auch dynamische Wertelisten festgelegt werden. Mit Hilfe von frei definierbaren Abfragen kann der Administrator Wertelisten über beliebige Tabellen erstellen. Soll zum Beispiel ein Änderungsantrag eine Liste aller in Frage kommenden Konstrukteure anzeigen, ist ein direkter Zugriff auf die Anwendertabelle möglich. Die Funktionalität verlängt keine Programmierung.

Die Kombination aus SIK und Workflow erlaubt es dem Anwender, spezifische Prozessketten dynamisch zu definieren, zu automatisieren und lückenlos zu überwachen.

Das sagen unsere Kunden:

„Über die Änderungsstände können die Lagerbestände fristgerecht und nachvollziehbar aufgebraucht werden. Es ist zu jederzeit möglich, den Änderungsprozess auf dem Einzelteil zu verfolgen. Das durch SIVAS erstellte Änderungswesen wird bei uns täglich gelebt und ist ein zentrales Element in unserem Unternehmen.“

Markus Rüsch

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Bruderer AG

SIVAS-Nutzen-Check:

SIK umfasst folgende Bereiche:
  • Ergänzungen zu Stammdaten (z.B. Teile- und Kundenstamm)
  • Protokollfunktionen
  • Datenblätter
  • Checklisten
  • Bewertungen

SIVAS.Mobile

SIVAS.mobile Fertigung

Mit dem Smartphone in der Fertigung? Warum nicht! Mit unserer SIVAS.ERP App für die Fertigung haben Mitarbeiter die Möglichkeit, Zeiten zu einem Arbeitsgang zurückzumelden, Entnahmen zu bestimmten Aufträgen zu verbuchen oder Fotos direkt in das angebundene DMS zu übermitteln.

Darüber hinaus lassen sich mittels integrierter Kamera Barcodes scannen und die dazugehörigen Fertigungspapiere laden. Eine App – viele Möglichkeiten, den Arbeitsablauf zu optimieren.

SIVAS.mobile CRM

Hier finden Anwender alle wichtigen Informationen zu ihren Geschäfts- und Ansprechpartnern und sind einen Schritt näher an allen kaufmännischen Dokumenten und Vorgängen. Ganz egal in welcher Situation: SIVAS-Nutzer haben immer alle Daten griffbereit und können direkt aus der SIVAS App mit dem gewünschten Ansprechpartner Kontakt aufnehmen.

Eine weitere hilfreiche Funktion für die Außendienstmitarbeiter: Sie sehen nicht nur die Kontaktdaten ihrer Kollegen, sondern zusammen mit der Personalzeiterfassung (PZE) auch, wer in der Firma anwesend und wer unterwegs ist.

SIVAS-Nutzen-Check:

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

  • Ticketsystem
  • Abrufen von kaufmännischen Vorgängen wie Angebot, Auftragsbestätigung oder Rechnung
  • Abruf Projektmanagement
  • Abruf Teilestamm
  • Adressbuch intern/extern
SIVAS.mobile Service

Dank der Service-App können Monteure die Servicezeiten voll ausschöpfen. Die unproduktiven Bürozeiten, um Aufträge zu bearbeiten und Zeiten zu erfassen, werden minimiert. Auch Fotos, welche im Zusammenhang mit einem Auftrag anfallen, können direkt über das mobile Gerät erfasst und dem Auftrag zugeordnet werden. Jeder Monteur kann somit direkt beim Kunden alle notwendigen Daten erfassen und an das SIVAS.ERP System übermitteln. Im Offline-Modus sammelt die App alle Daten und sendet sie automatisch an das System, sobald eine aktive Verbindung besteht. Mit dem Terminkalender haben die Monteure stets alles im Blick.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

  • Zuweisen von Montageeinsätzen
  • Bearbeiten von Checklisten
  • Abruf von abgelegten Dokumenten wie z. B. Zeichnungen, Installationshinweise
  • Montagebericht vor Ort inkl. Unterschrift und E-Mail-Versand
  • Zeiterfassung
  • Materialbuchungen vor Ort

Das sagen unsere Kunden:

„Für uns ist die SIVAS.Tablet.App im täglichen Einsatz nicht mehr wegzudenken. Der Mitarbeiter wird mit allen wichtigen Informationen versorgt, die man zum Bearbeiten von Stücklisten benötigen. Die Benutzeroberfläche ist überschaubar und einfach zu bedienen. Das tolle daran: man ist Mobil, kann die Aufgaben an Ort und Stelle erledigen. Wichtig für den weiteren Prozess. Alle Daten werden in Echtzeit an das ERP-System übertragen.“

Thomas Engelbrecht

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A. & C. Kosik GmbH

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