ERP-Einführung

Einführung ERP-System im Maschinen- und Anlagenbau

Wie finde ich die passende ERP-Lösung für mein Unternehmen?

Wie in allen Beschaffungsfragen gibt es auch in Sachen ERP-Einführung unterschiedliche Herangehensweisen – von der persönlichen Empfehlung über Vergleichsportale oder eigene Recherche bis hin zur Zusammenarbeit mit einem Beratungsunternehmen. Welcher Weg sich dabei für Ihr Unternehmen am besten eignet, können wir Ihnen nicht sagen. Gerne geben wir Ihnen jedoch einige Kriterien mit auf den Weg, die es unserer Erfahrung nach bei der Auswahl bzw. Vorauswahl zu beachten gilt.

Die standardisierte Einführung von SIVAS.ERP spart Zeit und Kosten.
  • Branchenspezifizierung des ERP-Systems: Je exakter eine ERP-Lösung auf Ihre Branche zugeschnitten ist, desto mehr Standardprozesse können Sie übernehmen und damit Zeit und Kosten sparen

  • Integration in bestehende Systeme: Wie sieht Ihre bestehende ERP-Landschaft aus? Was soll durch das neue System abgelöst und was angebunden werden?

  • Service-Leistungen des Anbieters rund um die Software: Machen Sie sich im Voraus Gedanken, welche Leistungen Sie vom ERP-Anbieter erwarten. Benötigen Sie auch nach der Einführung weiterhin Unterstützung bei der Administration, Einarbeitung neuer Mitarbeiter, etc.? Oder können Sie diese Bereiche selbst abdecken?

Wenn Sie Ihre Anforderungen genau kennen und diese in den ersten Gesprächen mit den potenziellen Anbietern direkt klären, ist der Grundstein für eine erfolgreiche Einführung der neuen Software bereits gelegt.

Sie suchen neben ERP-Trends und ERP-News echten Mehrwert durch Erfahrung?

Sie planen, ein (neues) ERP-System einzuführen und suchen Orientierung im Dschungel der scheinbar unendlichen Möglichkeiten?

Auf der Basis unserer jahrelangen Erfahrung mit unseren Kunden haben wir eine Checkliste erstellt, die Ihnen hilft, Ihr Projekt vollumfänglich zu planen.

Schnelle, effiziente und sichere ERP-Einführung

Die Einführung eines neuen ERP-Systems stellt für mittelständische Unternehmen eine Mammutaufgabe dar: neben der finanziellen Belastung besteht die größte Herausforderung meistens darin, kompetente und engagierte Mitarbeiter mit dem erforderlichen Know-how von Anfang an in das Projekt einzubinden. Da das Projekt parallel zum Tagesgeschäft laufen muss ist es wichtig, den Arbeitsaufwand der beteiligten Personen von vorneherein zu kennen und entsprechend zu planen. Nur so gelingt eine ERP-Einführung innerhalb des Kosten- und Zeitbudgets, mit der am Ende alle Beteiligten zufrieden sind.

Was kann ich dabei vom ERP-Anbieter erwarten?

Besonders wichtig ist eine zuverlässige personelle Organisation mit Verantwortlichkeiten und Prüfschritten im Rahmen eines Lenkungsausschusses.

Eine transparente Budgetierung der Teilprojekte mit dem Kunden ist erforderlich, um von Anfang an Klarheit zu schaffen.

Essenziell ist dabei der partnerschaftliche Dialog und die laufende Abstimmung zwischen den beiden Projektteams.

Bei der ERP-Einführung gilt: "Standard, soweit möglich - Flexibilität soweit nötig"

Mit Blick auf die unterschiedliche Struktur und Ausgangssituation eines jeden Unternehmens ist es wichtig, auch agil auf die speziellen Anforderungen des jeweiligen Kunden einzugehen. „Standard, soweit möglich – Flexibilität, soweit nötig“ hat sich hierbei als optimaler Ansatz erwiesen, sowohl in Bezug auf die Software selbst als auch auf die Einführung. Unsere Softwarelösung SIVAS.ERP wird nach einem standardisierten und erprobten Einführungsprozess bei unseren Kunden implementiert. Wir legen dabei großen Wert auf die gute Zusammenarbeit mit den ERP-Verantwortlichen und Key-Usern. Für die Planung und insbesondere Kontrolle der jeweiligen (Detail-)Phasen wenden wir reguläre Tools aus dem Projektmanagement an. Meilensteine spielen hierbei eine große Rolle. Um die Datenmigration kümmert sich eine eigene Abteilung und garantiert dadurch eine Übernahme ohne Verluste oder Inkonsistenzen.

Eine SIVAS.ERP-Einführung ist in drei Phasen gegliedert:

Die Einführung von SIVAS.ERP ist in drei Phasen gegliedert.

In der ersten Phase werden sämtliche Projektinhalte abgestimmt und festgelegt. Darunter fallen in erster Linie das Projekthandbuch und die Erfassung der Infrastruktur des Kunden. Darüber hinaus werden die SIVAS.ERP Test- und Produktivinstanzen aufgesetzt und bereitgestellt. Für einen erfolgreichen Projektablauf ist es unerlässlich, alle Beteiligten abzuholen. Daher werden das Einführungsmodell, die Aufbau- und Ablauforganisation sowie die Projektregeln vorgestellt und abgestimmt. In einer ersten Schulungsphase der Key-User werden in allen Funktionsbereichen die Standardprozesse vorgestellt und trainiert. Mögliche Customizing-Anforderungen, Workflows und Auswertungen werden aufgenommen und im Anschluss implementiert, sodass sie in den Vertiefungsschulungen verfügbar sind.

Nach dem Abschluss dieser ersten Phase werden im Rahmen eines Prozess-Reviews die eingerichteten Prozesse in SIVAS.ERP von den Key-Usern selbst präsentiert und der aktuelle Projektstatus beurteilt. Die folgenden Schulungen dienen der Vertiefung der Kenntnisse und der Qualifizierung der Key-User des eingerichteten Systems. Neben der Vorstellung der umgesetzten Programmfunktionalitäten werden die Anwender so geschult, dass sie eigenständig im System arbeiten und dieses testen können. Gemeinsam mit den Key-Usern wird die Endanwender-Dokumentation erstellt und zentral zur Verfügung gestellt. Zusätzlich kann der gesamte Funktionsumfang von SIVAS.ERP in kurzen Erklärvideos über das Kundenportal abgerufen werden. Bei dem simulierten Auftragsdurchlauf wird das System ausgiebig – nach den Anforderungen des Kunden – getestet und entsprechend verifiziert. Hierfür legt der Kunde Mustergeschäftsvorfälle fest, welche mit den Key-Usern durchgespielt werden. Nach erfolgreicher Abnahme durch die Prozessverantwortlichen wird die Abteilung Key-Account-Management mit in das Projekt eingeführt, welche sich nach dem Go-Live um die Betreuung kümmern wird.

Mit dem Go-Live beginnt die Echtstartbetreuung seitens der Projektierung und des Key-Account-Managements. Letzte Datenübernahmen werden abgeschlossen und die Schulungs- und Produktivinstanzen werden allen Anwendern zur Verfügung gestellt. Im Anschluss erfolgt nach Abstimmung mit den Prozessverantwortlichen die Freigabe für das System. Damit ist SIVAS.ERP beim Kunden in Betrieb genommen. Nach intensiver und direkter Unterstützung der Anwender im Echtbetrieb wird diese letzte Phase der SIVAS.ERP-Einführung durch eine formale Abnahme des Systems abgeschlossen und geht dann über in die Betreuung und Weiterentwicklung durch das Key-Account-Management.

Erhalten Sie in einer Live-Demo Einblick in die Funktionsbereiche und Module der SIVAS-ERP Lösungen.

Sie planen eine ERP-Umstellung?

Projektspielregeln SIVAS.ERP

Unsere Projektspielregeln für ERP-Einführung und Change Management

Neben unserem bewährten Einführungsprozess richten wir uns vor allem nach den Anforderungen unserer Kunden. Wir nennen das eine agile Einführung, welche die Erfahrungen und das Know-how beider Seiten mittels zielführender Kommunikation von Beginn an zusammenbringt. Entsprechend den Präferenzen des einzelnen Kunden ergibt sich ein perfekt abgestimmter Mix aus Präsenzveranstaltungen, Online-Workshops und dem Einsatz von Lernvideos.

Aufgrund der Auswirkungen der Pandemie haben sich zukunftsweisende, hybride Projektierungsmodelle ergeben. Dank der flexiblen Arbeitsmodelle, mit denen wir bei schrempp edv schon vor dem Lockdown gute Erfahrungen gemacht haben, ist es uns leichtgefallen, schnell auf eine virtuelle Zusammenarbeit umzustellen. Alle oben beschriebenen Detailphasen der Projekteinführung konnten online angeboten werden. Durch Remote-Unterstützung auch im Echtstart konnte die Qualität der Unterstützung erhöht und die Kosten reduziert werden. Unseren Kunden kamen dabei u.a. die kürzeren Schulungseinheiten entgegen, die sich besser in den Arbeitsalltag integrieren lassen.

Einen ausführlichen Erfahrungsbericht zur ERP-Einführung auf Distanz geben unsere Kunden und Projektleiter im Interview “Funktioniert die Fernbeziehung?”

Das sagen unsere Kunden:

Durch die hervorragende Kommunikation wussten wir stets, in welcher Projektphase wir uns befinden und konnten uns auf das Wesentliche konzentrieren. Vom Erstkontakt bis zur letzten Schulung hatten wir immer einen kompetenten Ansprechpartner an unserer Seite.

Maximilian Rost

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Schönenberger Systeme GmbH

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