Welchen Nutzen bringt uns ein ERP-System?
FAQ - häufig gestellte Fragen
Sie haben eine effiziente und funktionierende IT-Landschaft und fragen sich, welchen Nutzen Ihnen ein ERP-System bringt?
Oder Sie sind bereits davon überzeugt, dass Sie von einer ERP-Lösung profitieren könnten, fragen sich jedoch, ob die Kosten dafür im Verhältnis zum Nutzen stehen?
Mit unseren FAQ geben wir Ihnen erste grobe Antworten, grundlegende ERP-Informationen und weiterführende Links.
1. Welchen Nutzen bringt ein ERP-System in der fertigenden Industrie?
Der Begriff Enterprise Resource Planning, abgekürzt ERP, lässt sich im weitesten Sinne als „Unternehmensressourcenplanung“ verstehen. Wichtig anzumerken ist jedoch, dass sowohl im Englischen als auch im Deutschen der Begriff zu kurz gefasst wird. Bei genauerer Betrachtung wird ersichtlich, dass bei einem ERP-System es nicht nur um die Planung, sondern auch um die Verwaltung und Steuerung von Ressourcen geht. Somit lässt sich eine ERP-Software als betriebliche Standardsoftware definieren. Damit verfolgt das System die Aufgabe, vorhandene oder zukünftige Prozesse im Unternehmen oder der Organisation zu unterstützen und diese darüber hinaus zu optimieren.
Dabei kristallisieren sich folgende Schwerpunkte heraus:
- Verfügbarkeit von Ressourcen
- Liefertreue zum Kunden
- Flexible Reaktion auf wechselnde Marktsituationen
- Verringerung der Durchlaufzeiten und Senkung der Kosten
Ein ERP-System greift auf alle Kernunternehmensprozesse zu und deckt diese somit idealerweise komplett ab. Dadurch wird ein unternehmensweiter, reibungsloser Informationsaustausch ermöglicht. Neben unternehmensinternen Prozessen können auch Interaktionen zu Kunden und Lieferanten abgebildet werden. Damit dies möglich ist, muss das System in verschiedene Komponenten bzw. sogenannte Module, passend zu den Unternehmensbereichen und -Prozessen, aufgeteilt werden. Die Benutzer dieser Systeme werden damit gezielt geführt und erhalten dadurch die aufbereiteten Daten, welche zur Aufgabenerfüllung notwendig sind.
Mehr Infos finden Sie auf unserer Seite ERP-System im Mittelstand
2. Wann macht ein ERP Sinn?
Die Beschaffung eines Investitionsgutes wie ein ERP-System muss gut überlegt sein. Viele Unternehmen wachsen rasant und gelangen schnell an ihre Kapazitätsgrenzen – meist ganz unbewusst.
Heute setzen besonders mittelständische und große Unternehmen auf ein ERP-System, welches alle unternehmerischen Aufgaben plant und steuert. Von diesen Möglichkeiten können auch Start-Ups und kleinere Unternehmen profitieren. Doch häufig steht der monetäre Faktor im Weg. Allerdings bieten heutige cloudbasierte ERP-Systeme einen einfachen und schnellen Einstieg in die ERP-Welt.
Wann wird der Schritt von Excel zum ERP notwendig?
Viele Unternehmer kennen die Probleme: Bisher sind Sie nicht in der Lage, sich schnell auf veränderte Marktgegebenheiten einzustellen und Prozesse anzupassen? Ihre Anwenderzahl ist zu groß für ihre bisher genutzten Standart-Tools? Redundante und veraltete Daten führen zu hohen Fehlerquoten? Der Ein- und Überblick über alle notwendigen Kennzahlen ist nur mit Hürden und Schwierigkeiten verbunden? Genau bei diesen Problemen sollte das ERP-Signal angehen – Excel und viele andere Standardtools bieten schlichtweg zu wenig Flexibilität.
Mit einem, speziell an die Anforderungen kleiner Auftragsfertiger angepassten, ERP-System für Unternehmen bis zu 50 Mitarbeitern, gehören all diese auftretenden Probleme der Vergangenheit an.
ERP-Lösungen können dank mehrerer Module die Abläufe durchgängig digitalisieren und transparent abbilden. Das erstreckt sich vom CRM (= Customer-Relationship-Management) über Projekte und Warenwirtschaft bis hin zur Faktura und Finanzbuchhaltung. Dank einheitlicher Datenhaltung werden Daten nicht mehr doppelt erfasst und Informationen sind dort verfügbar, wo sie benötigt werden.
Verbesserung der Produktivität – Vorteile überwiegen
Durch die zentrale Vernetzung aller Unternehmensbereiche wird die Produktivität massiv gestärkt. Es stehen jederzeit alle notwendigen Informationen zur Verfügung, um sich an das aktuelle Marktgeschehen und die Wünsche der Kunden anzupassen. Doch nicht nur die Informationsvielfalt hilft – auch Mitarbeiter arbeiten zufriedener, da aufwändige Prozesse entschlackt und optimiert werden. Lästige Aufgaben können automatisiert und im Rahmen von sogenannten Workflows abgebildet werden. Ein modernes ERP für den Mittelstand ist eine Grundvoraussetzung, um in einer zunehmenden digitalisierten Geschäftswelt wettbewerbsfähig zu bleiben.
3. Wie lässt sich der Erfolg des ERP-Systems im Maschinen- und Anlagenbau messen?
Einheitliche Datenbasis:
Sie müssen in mehreren Systemen recherchieren, um alle verfügbaren Informationen zu einem Teil zu bekommen? Aktuelle Zahlen zu den Projekten bekommen Sie nur durch aufwändiges Nachfragen und Rechnen? Mit einem durchgängigen ERP-System gehören aufwändige interne Recherchen, die zudem viel Wissen erfordern, der Vergangenheit an. Die einheitliche Datenbasis in Echtzeit spart nicht nur Zeit und Geld, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen und optimiert so die gesamte Wertschöpfungskette.
Höhere Kundenzufriedenheit:
„One face to the customer”, d.h. auch bei größeren Projekten über mehrere Abteilungen und Ansprechpartner hinweg erhält der Kunde einheitliche, zuverlässige Echtzeit-Informationen zu seinem Projekt. Darüber hinaus verbessert das ERP-System dank Optimierung der Prozesse im Auftragsdurchlauf die Liefertreue. Auch nach Auslieferung der Maschine oder Anlage profitiert der Endkunde, z.B. durch vollständige Ersatzteillisten, die die aus dem ERP erstellt werden oder durch eine transparente Abrechnung von Baustelleneinsätzen über die Montage-App.
Bessere Projektergebnisse:
Es sind viele Stellschrauben, an denen ein neues ERP-System automatisch dreht:
- bessere Personal- und Maschinenauslastung, da das System auf der Basis belastbarer Daten plant
- optimierte Lagerbestände dank bedarfsgerechter Beschaffung
- datenbasierte Preisgestaltung durch genauere Kalkulation
- effizientes Controlling dank direktem Drilldown zum Verursacher in Analysen
4. Wie finde ich das passende ERP-System?
Wie in allen Beschaffungsfragen gibt es auch in Sachen ERP-Einführung unterschiedliche Herangehensweisen – von der persönlichen Empfehlung über Vergleichsportale oder eigene Recherche bis hin zur Zusammenarbeit mit einem Beratungsunternehmen. Welcher Weg sich dabei für Ihr Unternehmen am besten eignet, können wir Ihnen nicht sagen. Gerne geben wir Ihnen jedoch einige Kriterien mit auf den Weg, die es unserer Erfahrung nach bei der Auswahl bzw. Vorauswahl zu beachten gilt:
5. Für wen eignen sich SaaS-Anwendungen?
Von Software-as-a-Service-Lösungen können alle Unternehmen profitieren.
Besonders jedoch kleine und mittelständische Unternehmen, da SaaS-Anwendungen vor allem effektive und kostensparende Alternativen zu On-Premise-Lösungen darstellen. Die Vorteile liegen dabei auf der Hand: Die Kostengestaltung und Funktionalität lassen sich flexibel und nach Bedarf anpassen, Wartung und Bereitstellung erfolgt durch externe, auf den Bereich spezialisierte Partner. Interne Ressourcen wie Personal werden geschont, da keine zusätzliche Administrationsstelle notwendig ist.
Ebenfalls wichtig: Bei einer SaaS-Anwendung entfallen größtenteils die Anschaffungsinvestitionen. Es bedarf keiner großen Serverlandschaft oder einer großen IT-Abteilung, welche sich um die Speicherung Ihrer Daten kümmert – die Cloud steht Ihnen zu jeder Zeit, an jedem Ort zuverlässig zur Verfügung.
Der parallele Zugriff aller Anwender auf die Unternehmensdatenbankermöglicht zuverlässiges und prozessoptimiertes Arbeiten.