SIVAS.ERP
Bereichsübergreifende Funktionen und Module
Dokumentenmanagement
Revisionssicherheit
SIVAS.DMS ermöglicht eine zentrale, revisionssichere Ablage aller Dokumente im Unternehmen sowie die Verwaltung von Lese- und Schreibrechten aus dem ERP heraus. Ohne Schnittstelle können Dokumente aus allen Modulen im DMS verwaltet werden. Außerdem legt das Programm sämtliche aus SIVAS.ERP heraus erzeugten Dokumente wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Bestellungen automatisch im Hintergrund im jeweiligen Kontext ab.
Flexible Rechteverwaltung
Der Inhalt von Dokumenten beliebiger Formate kann indiziert werden. Dadurch können die abgelegten Dokumente über die Volltextsuche wiedergefunden werden. Dokumente können in Explorer-Strukturen gegliedert und einheitlich verwaltet werden. Durch die bestehende ERP-Rechteverwaltung wird die Datenzugriffssicherheit gewährleistet. Jeder Benutzer kann im Rahmen seiner Rechte die Dokumente lesend und schreibend verwalten oder hat keine Zugriffsberechtigung und damit keine Ordnersicht. Um eingehende Dokumente als Objekte zu hinterlegen, kann eine Scanneranbindung (OCR) vorgenommen werden.
Übersichtliche Versionierung
Elektronisch abgelegte Dokumente lassen sich beliebig oft versionieren. Dabei werden die Dokumentversionen (Stände) als aussagefähige Metadaten im DMS abgelegt und sind jederzeit abrufbar.
SIVAS-Nutzen-Check:
- Automatische Archivierung ausgehender Dokumente
- Revisionssichere Verwaltung inkl. vollständiger Änderungshistorie
- Referenzierung der Dokumente über die gesamte DMS-Struktur
- Frei definierbare logische Strukturen an jedem Objekt (z.B. Projektordner, Auftragsordner)
- Intuitive Volltextsuche und automatische Verschlagwortung von Dokumenten
- Automatische Ablage aller erstellten Dokumente im DMS
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DMS-Integration
Als SIVAS-Anwender haben Sie über die Werkzeugleiste jederzeit Zugriff auf das Dokumentenmanagement und können Dateien direkt im DMS bearbeiten. Die tägliche Arbeit mit Ihren Dokumenten wird so zum zentralen, digitalen Prozess.
Automatische Dokumenten-Verarbeitung
Mithilfe dieses Moduls können eingehende Dokumente wie z. B. Eingangsrechnungen und Lieferantenbestätigungen automatisch eingelesen und verarbeitet werden.
Die revisionssichere Dokumentenarchivierung wird zum vollautomatischen, fehlerfreien Prozess und stellt die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien im Unternehmen sicher. Durch die Integration ins SIVAS Workflow Management können eigene Prozesse abgebildet werden.
Die automatische Dokumenten-Verarbeitung SIVAS.ADV ermöglicht das Einlesen von Eingangsrechnungen unterschiedlicher Formate wie PDF, ZUGFeRD, XRechnung, etc.
Das sagen unsere Kunden:
Die automatische Dokumenten-Verarbeitung in SIVAS.ERP hat unseren Prozess für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen enorm verbessert. Neben der Zeitersparnis von bis zu 80% für unsere Buchhaltung überzeugt uns auch die selbsterklärende, einfache Bedienung der Nutzeroberfläche.
SIVAS-Nutzen-Check:
- Zeitersparnis und Prozessoptimierung mittels automatischer Abwicklung der Vorgänge bis hin zur Blindverbuchung
- Abgleich der erkannten Daten mit den SIVAS Bestellinformationen und Stammdaten (z.B. Artikel-Lieferanten-Beziehung)
- Direkte, barrierefreie Bearbeitung/Ablage der Daten bis zur Rechnungsprüfung
SIVAS Produktbroschüre
Lernen Sie alle Funktionsbereiche und Module der SIVAS-ERP Lösung kennen.
Business Intelligence - BI.Analyzer
Mit dem BI.Analyzer gestalten Anwender nach kurzer Einarbeitungszeit umfangreiche Auswertungen selbst. Sie können zwischen Tabellenanalyse oder Pivotanalyse wählen. Das Dashboard ermöglicht eine Zusammenfassung mehrerer Analysen auf einer Berichtsseite.
Den Anwendungen im BI.Analyzer sind keine Grenzen gesetzt: Datenbankinhalte können in Echtzeit analysiert und mittels Drilldowns bis zum verursachenden Datensatz in SIVAS.ERP navigiert werden.
Dashboard: Zusammen präsentieren, was zusammengehört
Ob Managementbericht, Fachbereichsreport oder Individualanalyse: Wenn es darum geht, Analyseergebnisse prägnant zu präsentieren und zu veröffentlichen, ist das BI.Analyzer Dashboard das richtige Werkzeug. Wie ein Baukasten kann das Dashboard Analysen in Form von Tabellen, PivotGrids, Charts, Geoanalysen und KPIs aufnehmen. Ebenso können Gruppierungselemente, Tabs und Überschriften frei verwendet werden.
Planer: Planzahlen und Forecasts
Mit dem BI.Analyzer Planer können Planzahlen direkt in der Analyse erfasst werden. Hierbei kann es sich um klassische Periodenbudgets handeln oder alternativ um Planzahlen an frei definierten Dimensionen wie Produktgruppen, Kunden, Dispositionsgruppen, etc.
Der BI.Analyzer Planer verwaltet auf Wunsch sämtliche Planzahlen an zentraler Stelle. Jede Analyse kann sich dann für einen Soll-Ist-Vergleich auf diesen Datenpool beziehen.
Spreadsheet: Arbeiten wie in Excel – mit allen Vorteilen des BI.Analyzer
Komplexe Tabellenblätter oder Analysen mit Formularcharakter können wie eine Excel-Tabelle aufgebaut werden. Dabei können auch Diagramme aller Art in ein Spreadsheet eingefügt werden.
SIVAS-Nutzen-Check:
- In Analysen direkter Drilldown zum Verursacher
- Freie Zusammenstellung Ihrer Analysen in einem Cockpit.
- Integration von Schlüsselkennzahlen (KPIs)
- Präsentationsmodus für ausgewählte BI-Analysen und Charts
- Archivierung der Dashboards inklusive Notizen
- Import von Exceltabellen inklusive Formeln, Zellenverweisen und Diagrammen
- Freie Verwaltung von Planzahlen
Beispiele aus der Praxis:
- Liquiditätsplanung im Controlling
- Umsatzverteilungen für den Vertrieb
- ABC-Analysen für Zukaufteile in der Beschaffung
- Make-or-Buy Entscheidungen
- Kapazitätsauslastung der Fertigungsbereiche
- Fehlzeiten in der Personalwirtschaft
Intercompany Management
Multisite
Für die kaufmännische, technische und materialwirtschaftliche Abwicklung von Aufträgen über mehrere Standorte hinweg bietet SIVAS.ERP einen standardisierten Prozess, d. h. gruppeninterne Bestellungen können erzeugt und auf der Gegenseite als Auftragsbestätigung in Echtzeit eingebucht werden. Auf dieselbe Weise funktioniert auch die Abwicklung von Verlagerungen und Beistellung von Teilen zwischen den Mandanten.
Unternehmensdaten (Stammdaten und Konfigurationen), welche von mehreren Unternehmen der Gruppe abgerufen werden, lassen sich zentral verwalten. Dabei lassen sich zentrale oder verteilte Tabellenstrukturen abbilden. Die Definition gemeinsam genutzter Daten ist völlig frei. Beispiele für häufig gemeinsam genutzte Daten sind Ordnungssysteme (Normung), Teilestämme, Geschäfts- und Ansprechpartner.
Ein Abgleich von Daten findet mittels ORACLE-Datenbanktechnologien instanzübergreifend statt.
Intercompany ERP
Die Kommunikation zwischen den Mandanten (Instanzen) unterstützt ein unternehmensübergreifendes Workflow- und Benachrichtigungssystem. Per Definition kann jede Tabelle synchronisiert werden. Es können pro Feld Eigentümer definiert werden, die die Synchronisation in nur eine Richtung ermöglichen.
Workflows und Benachrichtigungen können nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern innerhalb der gesamten Gruppe definiert und ausgelöst werden. Auch relevante Informationen wie z.B. Lagerbestände können gemeinsam über verschiedene Standorte hinweg gesichtet werden.
Gemeinsam genutzte Daten wie Teile, Stücklisten und viele weitere, können über einen Intercompany-Abgleich ausgetauscht werden. Dabei kann SIVAS.ERP auch Verbindungsunterbrechungen problemlos überbrücken. Der Intercompany-Abgleich ist speziell für schlechte Verbindungen zwischen den Standorten optimiert und entsprechend robust. Eine eigene Übersetzungslogik beim Abgleich sorgt dafür, dass jeder Standort über die Informationen in der benötigten Sprache verfügt.
SIVAS-Nutzen-Check:
- Instanzübergreifender Abgleich von Daten
- Zentrale Verwaltung gemeinsamer Daten
- Automatische Übergabe von Bestellungen
- Gemeinsame Sichten über werksübergreifende Daten (z. B.: Lagerbestände)
- Unternehmensübergreifendes Workflow- und Benachrichtigungssystem inkl. Diagrammen
- Freie Verwaltung von Planzahlen
SIVAS Vorteile und Funktionen kennenlernen
Erhalten Sie in einer Live-Demo Einblick in die Funktionsbereiche und Module der SIVAS-ERP Lösungen.
Workflowmanagement
Die Workflow-Funktion ist ein modulübergreifendes Werkzeug zur Abbildung von Geschäftsprozessen sowie zur Überwachung von Ereignissen im Unternehmen. Vorfälle wie etwa Planabweichungen, Wiedervorlagen oder Änderungen wichtiger Daten sowie Maßnahmen und Reaktionen lassen sich individuell definieren und ändern.
Timer-Funktionalität
Dabei stehen unterschiedliche Reaktionsmethoden zur Verfügung: Meldung an einen einzelnen Anwender oder an Anwendergruppen. Ereignisse werden durch die Datenbanktrigger, wiederkehrende Prozesse durch eine Timer-Funktionalität den Benutzern bzw. den Rollen mitgeteilt. Sind beispielsweise alle Bestellungen ab einem bestimmten Wert meldepflichtig (Zweitunterschrift), erhält der Einkaufsleiter nach Erfassung einer solchen Bestellung eine Workflowmeldung. Zusätzlich können E-Mails an einzelne Anwender oder Anwendergruppen verschickt werden.
Automatische Abarbeitung von Standardprozessen
Die Einlagerung einer Baugruppe kann z.B. die eigenständige Entnahme aller Lagerteile auslösen.
Auch eine Kombination beider oben beschriebenen Methoden ist möglich: Ein zeitgesteuerter Workflow (Timer-Funktionalität) gewährleistet die Suche nach bestimmten Sachverhalten in festgelegten Intervallen. Das betrifft z.B. Lieferscheine, die eine Woche nach Erstellung noch nicht fakturiert wurden. Der untersuchte Sachverhalt und das Prüfintervall lassen sich beliebig definieren. Als Reaktion stehen wieder die oben beschriebenen Methoden zur Verfügung.
Grafische Visualisierung komplexer Prozesse
SIVAS.ERP bietet einen mächtigen grafischen Prozessdesigner. Dieser dient gleichzeitig der Definition und Dokumentation aller wichtigen Prozesse. Unternehmenskritisches Prozesswissen wird dadurch transparent. Die Prozesse können in Form eines Flussdiagramms grafisch definiert werden. Es besteht die Möglichkeit formatierbare Texte an jedem Diagrammobjekt zu hinterlegen und direkt aus dem Prozessdesigner eine aussagefähige Dokumentation zu erstellen. Prozessänderungen lassen sich leicht und nachvollziehbar einpflegen. Zur konkreten Umsetzung des Prozesses im ERP können direkt aus dem Prozessdesigner Workflows erstellt bzw. bestehende Workflows verknüpft werden.
SIVAS-Nutzen-Check:
- Vorbeugung und Vermeidung von Fehlern
- Automatisierung von Geschäftsprozessen
- Ereignis- und zeitgesteuerte „Wachhund-Funktion“
- Externe Benachrichtigungsmechanismen, z.B. E-Mail
- Verkettung der Geschäftsprozesse
- Definition und Verwaltung ohne externe Hilfe
- Workflows über Standorte hinweg erzeugbar
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Aufgaben in der Sidebar
SIVAS-Anwender haben mit dem Facelift ihre Aufgaben noch besser im Blick: Workflow-Meldungen werden in der Sidebar als Icon angezeigt und lassen sich mit einem Klick übersichtlich darstellen. Der direkte Link zu den einzelnen Aufgaben ermöglicht eine schnelle Bearbeitung.
Unicode – Mehrsprachigkeit
In SIVAS.ERP können dank des implementierten, universellen Zeichenkodierungsstandards alle Sprachen und deren einzigartige Zeichensets angezeigt werden. Das bedeutet, dass sämtliche Dokumente, Teilebeschreibungen, etc. in SIVAS.ERP in jeder gewünschten Sprache angelegt werden können. Für Layouts und Bildschirmmasken können Übersetzungen kundenseitig erweitert werden. Damit können alle Standorte mit SIVAS.ERP in ihrer Landessprache ausgestattet werden.
Erstellung kaufmännischer Objekte in Kundensprache
SIVAS unterstützt für die Erstellung kaufmännischer Objekte parallel drei Sprachen (in der Regel Deutsch, Englisch und die Kundensprache). Das heißt, Sie erstellen das Objekt einmal und können die Ausdrucke in drei unterschiedlichen Sprachen erzeugen. Damit Sie die ausgehenden Dokumente entsprechend in den jeweiligen Sprachen versenden können, müssen Sie lediglich Ihre Teile in den notwendigen Sprachen pflegen. Dafür haben wir eine Maske erstellt, welche es Ihnen möglich macht, alle relevanten Texte zu übersetzen.
Automatisierte Übersetzung kompletter Angebote und Aufträge
SIVAS stellt Schnittstellen zu gängigen Übersetzungssystemen wie z. B. Google Translation API zur Verfügung. Dadurch können Sie auf einen Knopfdruck komplette Angebote direkt aus SIVAS heraus übersetzen lassen. Die Formatierung der Texte bleibt dabei erhalten. Das Ergebnis landet wieder direkt als fremdsprachiges Angebot in SIVAS.
SIVAS-Nutzen-Check:
- Kein Medienbruch
- Keine Sprachbarrieren
- Ein ERP-System für alle Ihre Standorte - weltweit
- Prozess- und Kostenoptimierung
Standorte in Landessprache
SIVAS unterstützt sowohl für die Daten als auch für die Oberflächen alle Sprachen. Damit können Sie alle Standorte mit SIVAS in der Landessprache ausstatten.
SIK – Variable Merkmalleisten
Das System der variablen Merkmalsleisten bietet dem Administrator die Möglichkeit, logische Ergänzungen zum Datenmodell vorzunehmen, ohne dabei das Standard SIVAS-Datenmodell zu ändern. Dadurch können intelligente Feldinhalte unternehmensspezifisch definiert werden. Der Administrator kann Anpassungen auf einfache Weise selbst durchführen und flexibel auf neue Anforderungen reagieren.
Wie im TOS lassen sich die Merkmalsleisten auch im SIK hierarchisch definieren. Neben der statischen Aufzählung von Merkmalsausprägungen können auch dynamische Wertelisten festgelegt werden. Mit Hilfe von frei definierbaren Abfragen kann der Administrator Wertelisten über beliebige Tabellen erstellen. Soll zum Beispiel ein Änderungsantrag eine Liste aller in Frage kommenden Konstrukteure anzeigen, ist ein direkter Zugriff auf die Anwendertabelle möglich. Die Funktionalität verlangt keine Programmierung.
Die Kombination aus SIK und Workflow erlaubt es dem Anwender, spezifische Prozessketten dynamisch zu definieren, zu automatisieren und lückenlos zu überwachen.
Das sagen unsere Kunden:
„Über die Änderungsstände können die Lagerbestände fristgerecht und nachvollziehbar aufgebraucht werden. Es ist zu jederzeit möglich, den Änderungsprozess auf dem Einzelteil zu verfolgen. Das durch SIVAS erstellte Änderungswesen wird bei uns täglich gelebt und ist ein zentrales Element in unserem Unternehmen.“
SIVAS-Nutzen-Check:
- Ergänzungen und (Neu-)Kombination des Standarddatenmodells
- Integration der unternehmensspezifischen Datenanforderungen
- Festlegung von dynamischen Wertelisten
- Keine Programmierkenntnisse erforderlich
- Aufbau von Wissensdatenbanken
- Suche und Historisierung der dynamischen Merkmale
SIK umfasst folgende Bereiche:
- Ergänzungen zu Stammdaten (z.B. Teile- und Kundenstamm)
- Protokollfunktionen
- Datenblätter
- Checklisten
- Bewertungen
Mobile Anwendungen
Bei der Entwicklung mobiler Anwendungen in SIVAS.ERP geht es vor allem darum, diejenigen Bereiche zu definieren, in denen mobile Lösungen die Arbeit der Anwender erleichtern. Der Fokus liegt dabei auf Arbeiten, die zu einem großen Teil nicht am PC-Arbeitsplatz erledigt werden können. Dazu gehören folgende Bereiche:
Mobiler Wareneingang
Verantwortliche im Wareneingang benötigen mobile Endgeräte mit umfangreichen Text- und Zahleneingaben. Der Arbeitsbereich des mobilen Wareneingangs mit Industrietablets umfasst genau die Funktionen, die der Mitarbeiter hier braucht. Die übersichtliche Oberfläche zeigt dem Bediener pro Tag oder Woche, welche Aufgaben anstehen und wo die zeitlichen Prioritäten liegen.
Das sagen unsere Kunden:
„Für uns ist die SIVAS.Tablet.App im täglichen Einsatz nicht mehr wegzudenken. Der Mitarbeiter wird mit allen wichtigen Informationen versorgt, die man zum Bearbeiten von Stücklisten benötigt. Die Benutzeroberfläche ist überschaubar und einfach zu bedienen. Das tolle daran: man ist Mobil, kann die Aufgaben an Ort und Stelle erledigen. Wichtig für den weiteren Prozess: alle Daten werden in Echtzeit an das ERP-System übertragen.“
SIVAS-Nutzen-Check:
- Mobiler Wareneingang
- Mobiler Lagerprozess
- SIVAS.mobile CRM
- SIVAS.mobile Service
Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
- Identifizieren der Ware und abgleichen mit der Bestellung
- Erfassung von externen Seriennummern zur späteren Nachverfolgung
- Beanstandungen inkl. Möglichkeit eines Fotouploads für die Nachverfolgung durch den Einkauf
- Markierung von Positionen für die weitere Bearbeitung, z.B. zur Abstimmung mit dem Qualitätsmanagement
Mobiler Lagerprozess
Mit Hilfe mobiler Datenerfassungsgeräte (MDE) unterstützt dieses Modul die Abwicklung von materialwirtschaftlichen Prozessen im Lager.
Der Lagerist ist nicht mehr an seinen Arbeitsplatz gebunden, sondern kann die wichtigsten Tätigkeiten seines Aufgabenbereichs mobil durchführen. Dazu gehören zum Beispiel das Abrufen von Teileinformationen, das Umbuchen und Korrigieren von Beständen oder auch das Ausfassen von Teilen für Aufträge.
Dank des optimierten Interface zur mobilen Datenerfassung im Lager spart der Anwender noch mehr Zeit bei seinen Lagertätigkeiten.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
- In SIVAS.ERP integrierte Lagerwirtschaftsfunktionen
- Abwicklung über neutrale Polypropylen Haftetiketten auf Rollen
- Integrierte Abwicklung von Seriennummern und Chargen
- Wareneingangsbuchungen
- Einlagerungsfunktion für gefertigte Baugruppen
- Funktion zum Buchen von Materialtransport über Transportbelege
- Einzelgewicht von Teilen erfassen
- Manuelle Bedarfe erfassen
SIVAS.mobile CRM
Hier finden Anwender alle wichtigen Informationen zu ihren Geschäfts- und Ansprechpartnern und sind einen Schritt näher an allen kaufmännischen Dokumenten und Vorgängen. Ganz egal in welcher Situation: SIVAS-Nutzer haben immer alle Daten griffbereit und können direkt aus der SIVAS App mit dem gewünschten Ansprechpartner Kontakt aufnehmen.
Eine weitere hilfreiche Funktion für die Außendienstmitarbeiter: Sie sehen nicht nur die Kontaktdaten ihrer Kollegen, sondern zusammen mit der Personalzeiterfassung (PZE) auch, wer in der Firma anwesend und wer unterwegs ist.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
- Ticketsystem
- Abrufen von kaufmännischen Vorgängen wie Angebot, Auftragsbestätigung oder Rechnung
- Abruf Projektmanagement
- Abruf Teilestamm
- Adressbuch intern/extern
SIVAS.mobile Service
Dank der Service-App können Monteure die Servicezeiten voll ausschöpfen. Die unproduktiven Bürozeiten, um Aufträge zu bearbeiten und Zeiten zu erfassen, werden minimiert. Auch Fotos, welche im Zusammenhang mit einem Auftrag anfallen, können direkt über das mobile Gerät erfasst und dem Auftrag zugeordnet werden. Jeder Monteur kann somit direkt beim Kunden alle notwendigen Daten erfassen und an das SIVAS.ERP System übermitteln. Im Offline-Modus sammelt die App alle Daten und sendet sie automatisch an das System, sobald eine aktive Verbindung besteht. Mit dem Terminkalender haben die Monteure stets alles im Blick.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
- Zuweisen von Montageeinsätzen
- Bearbeiten von Checklisten
- Abruf von abgelegten Dokumenten wie z. B. Zeichnungen, Installationshinweise
- Montagebericht vor Ort inkl. Unterschrift und E-Mail-Versand
- Zeiterfassung
- Materialbuchungen vor Ort