Changemanagement & ERP-Einführung im Maschinen- und Anlagenbau: Vorprojektphase
Unsere langjährige Erfahrung hat gezeigt, dass ein unverbindliches Vorprojekt vielen Unternehmen eine gute Möglichkeit bietet, die Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter kennenzulernen und den Aufwand besser abschätzen zu können. Wahrscheinlich schlafen Sie auch ruhiger, wenn Sie den großen Schritt zum neuen ERP in kleinere Schritte aufteilen. Im dritten Teil unserer Serie „Changemanagement im Maschinen- und Anlagenbau“ beschäftigen wir uns daher mit der Vorprojektphase einer ERP-Einführung. Es geht vor allem um folgende Themen:
Personalaufwand ermitteln
Wenn feststeht, welche Bereiche und Prozesse die neue ERP-Lösung umfassen soll und wie die Daten übernommen werden, ist es wichtig, den Personalaufwand auf Ihrer Seite zu ermitteln und zu planen. Planen Sie realistisch. Machen Sie jedoch keine zu großen Zugeständnisse gegenüber anderen Aufgaben der Projektteilnehmer. Die Wichtigkeit, die das ERP-Projekt bereits in diesem frühen Stadium bekommt, behält es dauerhaft in den Köpfen.
Kommunikationsstrukturen erarbeiten
Die Einführung eines neuen ERP-Systems bringt meistens strukturelle Veränderungen im Unternehmen mit sich. Diese führen mitunter zu emotionalen Reaktionen von Mitarbeitern, die in vielen Fällen einer mangelnden Kommunikation oder dem falschen Timing geschuldet sind. Deshalb gilt: Gut kommuniziert ist halb gewonnen!
Erstellen Sie am besten einen Plan, zu welchem Zeitpunkt und ggf. Anlass Sie die Mitarbeiter über den jeweils aktuellen Status des ERP-Projekts informieren möchten und wer was in welcher Form kommuniziert.
Von Mensch zu Mensch: gegenseitiges Kennenlernen, partnerschaftlicher Umgang
Am Ende sind es doch immer die Beziehungen zwischen den Menschen, die den größten Teil dazu beitragen, ob uns die Arbeit Spaß macht. Das gilt auch für die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und dem ERP-Anbieter. Gegenseitiges Kennenlernen und Erfahrungsaustausch sind eine wichtige Basis für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
Im Rahmen des Vorprojekts können sich die involvierten Mitarbeiter „beschnuppern“ und die Teams so bilden, wie es am besten passt.
Kernprozesse analysieren mit dem Anbieter
Im Vorprojekt prüfen Kunde und Anbieter gemeinsam, welche Prozesse im Standard übernommen werden können und an welchen Stellen ein Customizing erforderlich ist. Die Festlegung der Projektinhalte und Schnittstellen stellt den wichtigsten Part des Vorprojekts dar und legt den Grundstein für alle nachfolgenden Phasen.
Hier geht es auch darum, Ihre Prozesse an das ERP anzupassen und sich von alten Gewohnheiten zu verabschieden. Der Aussage „Das haben wir schon immer so gemacht“ können Sie in der Projektphase mit überzeugenden Argumenten, aber vor allem mit guter Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter entgegenwirken.
Nutzen Sie die Chancen und Möglichkeiten, die das neue ERP bietet!
Daten analysieren und bereinigen
Vielen Projektverantwortlichen ist nicht bewusst, welcher Aufwand mit der Übernahme und teilweise Bereinigung von Daten verbunden ist. Im Zusammenhang mit der Datenmigration sollten Sie sich im Rahmen des Vorprojekts gemeinsam mit Ihrem ERP-Anbieter überlegen, welche Strategie sich für Ihr Unternehmen am besten eignet:
- Bei Aufträgen mit langen Durchlaufzeiten ist der komplexere und aufwändigere Big Bang sinnvoll, da die kompletten Stamm- und Bewegungsdaten stichtagsbezogen übernommen werden.
- Bei Aufträgen mit kürzerer Laufzeit kann im Parallelbetrieb gearbeitet werden, d.h. nach einer kompletten Übernahme der Stammdaten werden laufende Aufträge im alten, neue Aufträge im neuen System bearbeitet. Vorteil ist hier die niedrigere Komplexität, Nachteil die fehlende Transparenz in einem System während der Übergangszeit.
