Changemanagement & ERP-Einführung im Maschinen- und Anlagenbau: Auswahlphase
Im zweiten Teil unserer Serie „Changemanagement im Maschinen- und Anlagenbau“ geben wir Ihnen Tipps zur Auswahl des richtigen ERP-Systems:
Prioritäten definieren
Wenn der Anforderungskatalog auf Basis der Prozessuntersuchung erstellt ist, geht es darum, die Prioritäten festzulegen. Welche Prozesse verursachen die höchsten Kosten? Wie können diese durch smartere Prozesse reduziert werden?
Im Maschinen- und Anlagenbau sind es unserer Erfahrung nach die Materialwirtschaft und die Produktion. Ein optimierter Beschaffungsprozess spart beispielsweise Material- und Lagerkosten. In der Produktion sorgt unter anderem eine bessere Material- und Personalplanung für weniger Aufwand und damit für weniger Auftrags- und Prozesskosten.
Orientierung des ERP-Anbieters an Prozessabläufen und nicht an unwichtigen Einzelfeatures
Achten Sie bei den Erstpräsentationen der ERP-Anbieter darauf, ob und inwiefern sie Ihre speziellen Anforderungen berücksichtigen. Nur wenn der ERP-Anbieter mit seinen Lösungen gezielt auf Ihre Prozessanforderungen eingeht, kann die Zusammenarbeit später funktionieren. Dies bedeutet nicht, dass der ERP-Anbieter ein kostspieliges Customizing anbietet. Vielmehr geht es darum, dass die Kernfunktionen der ERP-Lösung zu den Kernprozessen in Ihrem Unternehmen passen.
Stellen Sie sich nach den Präsentationen vor allem folgende Fragen:
- Fühlen wir uns von dem Anbieter abgeholt?
- Sprechen wir dieselbe Sprache?
- Begegnen wir uns auf Augenhöhe?
Offene Kommunikation mit den ERP-Anbietern
Sprechen Sie offen mit den ERP-Anbietern und geben Sie möglichst tiefe Einblicke in Ihren aktuellen Daten- und Prozessbestand. Je mehr die potenziellen ERP-Partner über die Ausgangslage wissen, desto genauer können sie den Einführungsaufwand abschätzen.
Allerdings gilt es nicht nur, Informationen zu liefern, sondern auch gezielt Informationen einzuholen. Lassen Sie sich nicht von beeindruckenden Zahlen in den Werbematerialien der Anbieter blenden, sondern fragen Sie gezielt nach relevanten, aktuellen Informationen und Referenzen.
- Hat der Anbieter in den letzten Monaten vergleichbare Projekte realisiert?
- Wurden dabei der Zeitplan und das Budget eingehalten?
- Wie zufrieden sind die Kunden nach mehrjähriger Zusammenarbeit?
Branchenspezifisches Know-How der Anbieter nutzen
Vorkonfigurierte, branchenspezifische Module erleichtern und beschleunigen die ERP-Einführung, da viele Prozesse im Standard übernommen werden können. Darüber hinaus bringt das Branchen Know-how der Anbieter auch Wettbewerbsvorteile mit sich, indem z.B. kritische Themen wie Sanktionsmonitor oder Präferenzkalkulation durch smarte Funktionen in Verbindung mit offenen Schnittstellen einfach und sicher bearbeitet werden können.
Schließlich führt der Branchenfokus auch dazu, dass die Software keine überflüssigen Module, Funktionen und Felder enthält. Die Software sollte also übersichtlich bleiben, eine einfache und intuitive Bedienung bieten und effiziente Prozesse erlauben.
Integration in bestehende IT-Landschaft
Wie bereits oben erwähnt, gewinnt die Integrationsfähigkeit einer ERP-Software immer mehr an Bedeutung. Vor dem Hintergrund von Industrie 4.0 bzw. 5.0, Smart Factories und Cloud Computing zeichnet sich die passende ERP-Lösung neben den passenden Prozessen auch dadurch aus, dass sie sich so einfach wie möglich in die bestehende IT-Landschaft integrieren lässt. Überlegen Sie an dieser Stelle:
- Welche bestehenden oder geplanten Systeme wie z.B. Kunden- bzw. Lieferantenportale, Webshops, PZE-, PLM- oder Finanzsysteme sollen an das ERP angebunden werden?
- Welche Daten für weiterführende Prozesse, Anwendungen, etc., muss das ERP liefern?
Referenzbesuche
Nichts gibt einen besseren Einblick in die alltägliche Arbeit mit einem ERP-System als ein Besuch bei einem Unternehmen, das bereits mit der in Frage kommenden Lösung arbeitet. Achten Sie hierbei darauf, dass die Prozesse des Referenzunternehmens sich so weit wie möglich mit Ihren decken. Klären Sie am besten im Vorfeld ab, was Sie alles sehen möchten und welche Fragen Sie an die Referenzanwender haben.
