Changemanagement & ERP-Einführung im Maschinen- und Anlagenbau: Ziele und Strategie
Im ersten Teil unserer Serie „Changemanagement im Maschinen- und Anlagenbau“ geben wir Tipps für konkrete Ziele und eine klare Strategie bei der ERP-Einführung:
Business-Projekt statt reines IT-Projekt
Neben unklaren Zielen und langen Planungszyklen gehören verkrustete Strukturen zu den größten Hürden in Transformationsprojekten. Veränderungsprozesse scheitern oft daran, dass Mitarbeitern eine Veränderung schwerfällt oder dass der Informationsfluss zwischen verschiedenen Fachabteilungen nicht funktioniert.
Um dem entgegenzuwirken, braucht das Change-Projekt Fürsprecher in allen Bereichen. Es gilt, alle Stakeholder mitzunehmen. Vergleichen wir den Wechsel zu einem neuen ERP-System mit dem Umzug in ein neues Bürogebäude:
- Jeder Mitarbeiter braucht seinen Platz und seine Rolle im neuen System, keiner darf zurückgelassen werden!
- Der „Umzugsplan“ muss frühzeitig kommuniziert werden, damit sich jeder darauf vorbereiten kann.
- Im Vergleich zum neuen Bürogebäude sind die Vorteile der neuen ERP-Lösung evtl. nicht allen Mitarbeitern sofort ersichtlich. Hier bedarf es einer offenen Kommunikation auf Augenhöhe, die Raum lässt für den Dialog mit den zukünftigen Anwendern.
Standardisierung / Modernisierung der Geschäftsprozesse
Bevor Sie sich mit der Auswahl einer passenden ERP-Lösung beschäftigen, fragen Sie sich zuerst, was Sie damit erreichen wollen. Wo drückt der Schuh aktuell am meisten? Welche Prozesse „fressen“ am meisten Zeit und Ressourcen?
Gründe für eine neue ERP-Lösungen können aus unserer Sicht z.B. sein:
- „Wir möchten die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen in unserem Unternehmen verbessern.“
- „Wir möchten den Zeitaufwand für Routinearbeiten wie z.B. Rechnungsprüfung, Präferenzkalkulation, etc. erheblich reduzieren.“
- „Wir möchten das Wissen in den Köpfen unserer Mitarbeiter in einem sicheren, zukunftsorientierten System zusammenbringen.“
- „Wir möchten einen zentralen Daten-Hub als Basis für sämtliche IT-Anwendungen, Webservices, etc.“
Wenn diese Fragen geklärt sind, geht es darum, den Ist-Zustand zu erfassen und zu bewerten.
Beleuchten Sie Ihre Prozesse von allen Seiten: Input, Output, beteiligte Abteilungen / Mitarbeiter, erforderliche bzw. zu produzierende Dokumente, Art der Kommunikation innerhalb des Prozesses, aktueller und gewünschter Digitalisierungsgrad, Transparenz, Nachhaltigkeit, etc. Befragen Sie die Wissensträger in Ihrem Unternehmen zu den Ist-Abläufen, verwendeten Daten und Systemen, Komplexitätstreibern und Potentialen zur Verbesserung, Standardisierung und Automatisierung. Die daraus resultierende Prozesslandkarte und die Prozessbeschreibungen – Ist und Soll – dienen als Grundlage für die Ausarbeitung des Anforderungskatalogs für das ERP. Hinterfragen Sie die Prozesse jedoch kritisch, tauschen Sie sich mit anderen Unternehmen aus und befreien Sie sich von alten Mustern. Was zählt, sind Ihre definierten Ziele.
Optimierung und höhere Flexibilisierung der Verkaufsprozesse
Verkaufen muss sich am Kaufprozess des Kunden orientieren. Das bedeutet, dass sich der gesamte „Order-to-Cash-Cycle“- von der Bestellung des Produkts bis zum Zahlungseingang – am Entscheidungsprozess bzw. Kaufprozess des Kunden ausrichten muss. Ein transparenter und effizienter Order-to-Cash-Prozess sichert Ihren Wettbewerbsvorteil und stärkt die Beziehung zum Kunden. Fragen Sie hier ganz gezielt:
- Welche Informationen und Daten benötigt mein Kunde zu welchem Zeitpunkt? Wer liefert diese Informationen und in welcher Form?
- Wie gehen wir mit Änderungen jeglicher Art (z.B. technischen Änderungen in Zeichnungen, Lieferengpässen, Beschränkungen im internationalen Warenverkehr, etc.) um? Was muss das System hier abbilden und steuern können?
- Auf welchen Grundlagen werden unsere Angebote erstellt bzw. konfiguriert? Wie hoch ist der Aufwand für die Angebotserstellung? Ist eine Configure-Price-Quote-Lösung, mit der Angebote anhand eines Fragenkatalogs auf Knopfdruck erstellt werden, von Nutzen?
Optimierung und Reduzierung der Lagerbestände
Projektbezogene Lagergruppen, sogenannte „Kommissionslager“, spielen im Maschinen- und Anlagenbau eine große Rolle. Umfangreiche, internationale Kundenprojekte müssen zuverlässig mit Ersatz- und Verschleißteilen versorgt werden, ohne zu viel Kapital zu binden. Die unterschiedlichen Prozesse, die hier ineinandergreifen, können anhand folgender Fragestellungen geprüft werden:
- Welche Funktionen, wie z.B. die automatische Zuordnung von Teilen zum Kommissionslager über mobile Endgeräte, muss das System umfassen?
- Brauchen wir eine gemeinsame Sicht auf die unterschiedlichen Lagerstandorte innerhalb eines Konzernverbunds?
- Haben wir bereits ein Lagerverwaltungstool, welches an das ERP angebunden werden soll, oder soll das ERP ein Lagerverwaltungssystem umfassen?
Verbesserung der Service- und Reaktionszeiten
Der Umgang mit Serviceanfragen ist entscheidend für die Beziehung zum Kunden und somit für den Geschäftserfolg. Kunden erwarten schnelle Reaktionszeiten und Transparenz in Bezug auf den Status von Serviceanfragen. Gleichzeitig muss die Zusammenarbeit zwischen den involvierten Abteilungen und Mitarbeitern reibungslos laufen. Moderne Ticketmanagementsysteme bieten vielfältige Automatisierungsmöglichkeiten, die jedoch ausreichend personalisiert sein müssen. Das ERP-System sollte dabei:
- einfach an das Ticketmanagementsystem angebunden werden können und
- die servicerelevanten Daten in Echtzeit bereitstellen
Zukunftsorientierte Technologie
ERP-Systeme haben sich in den letzten Jahren vom starren ERP-Monolithen hin zu modularen ERP-Plattformen entwickelt. Sie werden als zentraler Daten-Hub über eine offene Schnittstelle an unterschiedliche Systeme innerhalb der IT-Landschaft angebunden wie z.B. PLM, Webshop, Kunden- bzw. Lieferantenportale, BI-Tools, etc. Neben dieser Integrationsfähigkeit sollten Sie mögliche ERP-Lösungen unter folgenden Aspekten betrachten:
- Inwieweit ermöglicht das ERP-System ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten?
- Unterstützt das ERP die Arbeit mit mobilen Endgeräten wie z.B. beim Wareneingang, im Lager oder auf der Baustelle?
- Decken sich die Kernfunktionen des ERP-Systems mit den Kernprozessen in unserem Unternehmen?
