Darauf kommt es an:
zuverlässige Daten und wichtige Details
Eben mal ein paar Stammlieferanten anfragen, Preise vergleichen, bestellen und fertig? Fehlanzeige: Das Beschaffungsmanagement im Maschinen- und Anlagenbau ist vielschichtig. Neben Preisen, Zuverlässigkeit und Nachhaltigkeit spielen z.B. das weltweite Servicenetzwerk eines Lieferanten oder aktuelle Import- bzw. Exportbedingungen eine wichtige Rolle. Damit Einkäufer all dies im Blick haben und die richtigen Entscheidungen treffen können, brauchen sie zuverlässige Daten – kombiniert mit branchenspezifischen Funktionen in ihrem ERP. Was bedeutet das genau? Wir geben einen Überblick über die unterschiedlichen Herausforderungen und die passenden smarten Lösungen.
Disposition
Vorabbestellung und -fertigung im Auftragsbezug, Fremdvergabe von Arbeitsgängen, Streckgeschäfte: Materialflüsse können im Maschinen- und Anlagenbau sehr komplex sein. Viele Unternehmen streben eine nachhaltige Kreislaufwirtschaft an, sind jedoch gleichzeitig aufgrund einer schwierigen Personalsituation auf ein stabiles externes Netzwerk angewiesen. Make-or-Buy-Entscheidungen werden immer komplexer. SIVAS.ERP bietet hier datenbasierte Entscheidungshilfen: Die Menge der zu disponierenden Teile lässt sich über eine Reihe von Optionen bestimmen: Dispositionsgruppe, Hauptlieferant und Lager, Dispositionsparameter wie Sicherheitsbestand, Wiederbestellzeitpunkt, Mindestbestellmenge und die Wiederbeschaffungszeit. So können die Lagerbestände nach den jeweiligen Projektanforderungen optimiert werden.
Zusätzlich stehen Projektleiter im Maschinen- und Anlagenbau oft vor der Herausforderung, dass Konstruktion und Beschaffung quasi parallel laufen müssen. SIVAS.ERP berücksichtigt genau diese Anforderung, indem alle benötigten Teile (auftragsbezogen zu beschaffende Kaufteile oder auch die Eigenbaugruppen) bestellt werden können, noch bevor die Zeichnungen freigegeben bzw. Stücklisten erfasst sind. Um auch in Sachen Logistik stets den Überblick zu haben, können Streckengeschäfte mit SIVAS.ERP direkt abgebildet werden und geben allen Beteiligten einen Einblick, wohin welches Teil geht bzw. wo es sich gerade befindet.
Beschaffungsprozess
Reduzierter Aufwand beim Angebotsvergleich, flexibler mit alternativen Materialien arbeiten: SIVAS.ERP vereinfacht den Beschaffungsprozess. Ungeplante Veränderungen in den Lieferketten sind inzwischen an der Tagesordnung und die eingeschränkte Verfügbarkeit vieler Rohstoffe zwingt produzierende Unternehmen, ihr Beschaffungsmanagement breiter aufzustellen. Branchenspezifische ERP-Anwendungen helfen dabei, die komplexen Aufgaben wie z.B. das Vergleichen von Angeboten mit automatisierten Prozessen zu lösen.
Mit der automatischen Dokumentenverarbeitung in SIVAS.ERP bekommt der Anwender direkt einen Überblick über Preise, Lieferzeiten, Zahlungsbedingungen, etc. aus mehreren Angeboten. Das Tool liest die Informationen aus den Dokumenten ein und stellt sie übersichtlich zusammen. Ist ein bestimmtes Material oder sind Teile gar nicht oder nur mit sehr langer Lieferzeit verfügbar? SIVAS.ERP macht den Wechsel auf eine Alternative einfach. Das System ersetzt das ursprüngliche Material oder Teil automatisch in sämtlichen Stücklisten und spart somit viel Zeit. Auch das Fehlerrisiko wird dabei erheblich reduziert.
Bestellabwicklung
Bestellungen freigeben, Dokumente bereitstellen, Eingangsrechnungen prüfen, etc. – wie lässt sich das alles automatisieren? Hier spielen neben den branchenspezifischen Funktionen auch Basismodule wie DMS und Workflowmanagement bzw. ergonomische Aspekte wie die Integration von MS Teams und OneNote mit hinein. So wird aus der Digitalisierung des Beschaffungsmanagements eine runde Sache, die sich nahtlos in die gesamte Auftragsabwicklung einfügt.
SIVAS-Anwender profitieren dabei besonders von einem automatisierten Freigabeprozess inkl. elektronischer Unterschrift und Versand der Bestellung aus dem ERP heraus per E-Mail. Dank der flexiblen Rechteverwaltung können auch Fachabteilungen den Bestellstatus der von ihnen benötigten Teile jederzeit einsehen, was Rückfragen deutlich reduziert und somit Zeit spart. Ein beträchtliches Einsparpotential bietet im Tagesgeschäft die automatische Dokumenten-Vereinbarung in SIVAS.ERP. Eine Zeitersparnis von 80% bei der Prüfung und Verbuchung von Eingangsrechnungen ist hier kein Einzelfall. Auch das Erfassen von Preisangeboten kann automatisiert werden. Optimierungspotential bieten darüber hinaus die benachbarten Prozesse wie Konstruktion, Lagerwirtschaft, Qualitätsmanagement und Export. Dank der modernen REST-API-Technologie lassen sich die für das jeweilige Unternehmen besten Systeme schnell und einfach anbinden.
