Zwei Unternehmen – eine Prozessoptimierung: Neben dem beeindruckenden Firmengebäude, der TECHNE SPHERE LEIPZIG, verbindet die beiden Fahrzeug- bzw. Maschinen- und Anlagenbauer HeiterBlick GmbH und Kirow Ardelt GmbH vor allem die Arbeit mit SIVAS.ERP und seit ca. einem Jahr auch eine optimierte Beschaffung von C-Teilen, Bürobedarf sowie Hilfs- und Betriebsstoffen über eine ERP-Anbindung an die Plattform Mercateo. Die Verantwortlichen aus dem Beschaffungsmanagement von HeiterBlick, Robert Dettlaff und André Konnopka, sowie ihre Kollegen Silke Reeb und Philipp Freudenberg von Kirow Ardelt sprechen über ihre Erfahrungen mit dem neuen Prozess.
Herr Dettlaff, wie kam es zu der Idee, Mercateo an SIVAS.ERP anzubinden?
Vor ca. zweieinhalb Jahren hatten wir uns mit einem engagierten Vertriebsmitarbeiter von Mercateo, die ihre Zentrale auch hier in Leipzig haben, über die Möglichkeiten und Erfahrungen anderer Kunden in Bezug auf eine ERP-Anbindung ausgetauscht. Aufgrund der positiven Resonanz aus diesen Gesprächen haben wir Kontakt zu schrempp aufgenommen und schließlich ein Projektteam gegründet. Nach Erhalt der notwendigen Informationen seitens Mercateo richtete das Teams aus Kirow Ardelt, Heiterblick und schrempp die Anbindung über einen ftp-Server ein, der die Daten aus den Bestellungen über bestimmte Codes vollautomatisch überträgt.
Herr Konnopka, wie sah der Beschaffungsprozess vorher aus?
Für Bestellungen dieser sogenannten „Kleinteile“ gab es keine einheitlichen Vorgaben, sodass das ganze sehr unüberschaubar war. Teilweise wurde über SIVAS bestellt, teilweise aber auch über verschiedene Webshops. Gerade für die Mitarbeiter im Wareneingang oder in der Rechnungsprüfung war es teilweise ein hoher Aufwand, die Daten abzugleichen. Darüber hinaus kamen sehr viele Rückfragen von den Fachabteilungen an den Einkauf hinsichtlich Lieferdatum, etc.
Frau Reeb, wie gestaltet sich der neue Prozess? Wer profitiert genau wovon?
Inzwischen hat jeder Mitarbeiter, der mit der Beschaffung zu tun hat, seinen eigenen, nutzerspezifizierten Mercateo-Account mit den entsprechenden Rechten. Die Freigabehierarchien sind klar geregelt und bilden einen durchgängigen Prozess. Die Mitarbeiter haben ihre Bestellungen stets im Blick und können entsprechend agieren. Die Bestelldaten werden täglich über den ftp-Server ins SIVAS.ERP eingespielt, sodass auch andere Abteilungen auf die Daten zugreifen können.
„Aus einer papierlastigen, manuell geprägten Vorgehensweise ist ein transparenter, digitaler Prozess geworden.“
Silke Reeb, Kirow Ardelt GmbH
Herr Freudenberg, wie wurde der neue Prozess in Ihrem Team angenommen und welche Bilanz ziehen Sie nach knapp einem Jahr?
Am Anfang herrschte die übliche Skepsis, wenn es um Neuerungen geht. Da so ein digitaler Prozess nicht greifbar ist, fehlte zuerst einmal das Vertrauen und somit die Bereitschaft, Zeit dafür zu investieren. In gemeinsamen Gesprächen und mit Demonstrationen haben wir jedoch am Ende alle überzeugt und können inzwischen eine sehr positive Bilanz ziehen: Die Bestellungen der „Kleinteile“ nehmen nur noch ca. ein Viertel der Zeit in Anspruch und die Qualität des Prozesses hat sich deutlich erhöht. Auch die Rückfragen haben sich drastisch minimiert.
Herr Dettlaff, gibt es noch Verbesserungspotenzial? Was wünschen Sie sich für die Zukunft?
Damit die Bestellabwicklung durchgehend fehlerfrei funktioniert, muss die Mercateo-Auftragsnummer auf dem Lieferschein erkennbar sein. Da dies von den Mercateo-Partnern nicht immer gegeben ist, kann ein Lieferschein manchmal nicht zugeordnet werden. Zum Glück kommt dies aber zunehmend seltener vor.
Für die Zukunft wünsche ich mir, dass das Team von schrempp sein Know-how im Bereich der Schnittstellenanbindung weiter ausbaut und uns weiterhin bei der Digitalisierung und Optimierung unserer Prozesslandschaft unterstützt.
