Wie die VITROCELL SYSTEMS GmbH nach knapp 10 Monaten von SIVAS.ERP profitiert.
Der starke Drang nach Veränderung im Team der VITROCELL SYSTEMS GmbH aus Waldkirch gab dem ERP-Projekt die Wichtigkeit und Dynamik, die es braucht, um vollumfänglich von dem neuen System zu profitieren.
Das Erfolgskonzept des Unternehmens, das sich auf die Entwicklung, Herstellung und den Vertrieb von schlüsselfertigen Anlagen und Komponenten für in vitro Expositionssysteme für die Medizin- und Umwelttechnik spezialisiert hat, beruht auf einer engen Zusammenarbeit mit Anwendern und der schnellen Umsetzung von Anforderungen der modernen in vitro Toxikologie.
Neben Motivation und Know-how brauchte das Team dazu ein ERP-System, das genau zu den Anforderungen des Unternehmens passt und die Prozesse so steuert, automatisiert und überwacht, dass sich die Experten von VITROCELL ausschließlich auf ihre Technologie konzentrieren können. So lautete die Anforderung im September 2021, als sich die VITROCELL SYSTEMS GmbH für SIVAS.ERP entschieden hat. Heute, nach 10 Monaten Alltag mit SIVAS.ERP, fragen wir die Projektleiterin Patricia Hebestreit, wie die Anforderung umgesetzt wurde und welche Vorteile SIVAS.ERP im Detail bringt.
Frau Hebestreit, das VITROCELL Team hat das SIVAS.ERP erstaunlich schnell eingeführt, in nur 6 Monaten von der ersten Schulung bis zum Echtstart. Wie war die zusätzliche Arbeitslast zu bewerkstelligen und wie stark wurde das Tagesgeschäft belastet?
Vorweg muss ich sagen, dass wir es zu Beginn für sehr optimistisch gehalten haben, in dieser kurzen Zeit, bei parallel guter Auftragslage und voller Mitarbeiterauslastung, ein neues ERP-System einzuführen. Wir haben jedoch schnell gemerkt, dass seitens Schrempp ein gutes Implementierungsmanagement bereitgestellt wird und wir stets einen roten Faden durch den gesamten Prozess hatten. Unsere Teilprojektleiter waren sehr motiviert und haben sich auf die Workshops gezielt vorbereitet und mit den konkreten Aufgaben sehr verantwortungsvoll auseinandersetzt. Die Mehrarbeit an den Workshoptagen war nicht unerheblich, aber durch das gute Management durch Schrempp planbar und so mit der täglichen Arbeit abstimmbar.
Rückblickend können wir sagen, dass es für alle sehr anstrengende und arbeitsreiche Monate mit langen Workshoptagen waren. Aber es hat sich in vielerlei Hinsicht gelohnt, nicht zuletzt, dass unser Unternehmen durch die Projektarbeit und enge Verzahnung im SIVAS.ERP noch mehr zusammengewachsen ist.
Inwieweit konnten Sie von den vordefinierten Prozessen in SIVAS.ERP, also unseren Standardprozessen, profitieren?
Als Variantenfertiger in einem Nischenbereich mit komplexen Anlagen für ebenso komplexe Anforderungen von internationalen Kunden haben wir es nicht für möglich gehalten, dass vordefinierte Prozesse zu uns passen könnten. Erstaunlicherweise haben wir uns sehr gut in den Standardprozessen wiedergefunden. Die bis dahin gelebten Prozesse waren gewachsene Abläufe, teilweise entstanden in der Start-up Phase vor fast 20 Jahren und sind trotz des starken Wachstums nicht umfangreich genug angepasst worden. Die Standardprozesse haben uns zum Nach- und Umdenken angeregt. Heute profitieren wir aus der Essenz der Erfahrungen von Schrempp mit anderen Varianten- und Einzelfertigern. Die Änderung unserer Prozesse an die Standardprozesse war für uns eine der schwierigsten Aufgaben, die auch nach dem Echtstart noch einen erhöhten Bearbeitungsaufwand nach sich zogen, nicht zuletzt die Umsetzung in der gesamten Belegschaft.
Die Stücklisten für Ihre komplexen Geräte werden aus Ihrem PLM-System über eine Schnittstelle in SIVAS.ERP importiert, was Ihnen einen direkten Überblick über Ihre Bedarfe bietet und die Beschaffung wesentlich vereinfacht. Welche konkreten Vorteile ergeben sich daraus?
Eines der größten Arbeitspakete war für uns die Materialwirtschaft mit der Disposition. Dank der PLM Schnittstelle, welche unkompliziert mit unserem bestehenden System umgesetzt werden konnte, werden nun reguläre sowie individuelle Bauteile bis hin zu ganzen Stücklisten aus hunderten von Teilen vom Konstrukteur mit einem Mausklick in den Teilestamm übertragen und angelegt. Durch die Teilautomatisierung über die PLM Schnittstelle wird der Übergang von der Konstruktion zur Beschaffung eindeutiger, denn klare und dokumentierte Information führt zur Verminderung von Doubletten, Fehlproduktionen oder fehlenden Teilen. Gleichzeitig werden alle produktionsrelevanten Dokumente bereitgestellt. So profitieren wir in vielerlei Hinsicht von der PLM Schnittstelle. Unserem Einkauf liegen mit der PLM Schnittstelle gleich alle notwendigen Informationen vor und er kann mit viel weniger Aufwand gezielt Bestellungen auslösen. Dank SIVAS.ERP hat sich der reine Beschaffungsprozess enorm verkürzt. Je nach Auftrag verzeichnen wir Zeiteinsparungen von bis zu 80%. Mit der gewonnen freien Kapazität konnte sich das Aufgabenfeld des Einkaufs erweitern und die tägliche Arbeitszeit intensiver für administrative Aufgaben, wie Stammdatenpflege, Lieferterminüberwachung, Preispflege und Recherche genutzt werden, was uns einen deutlichen Mehrwert einbringt.
Welche weiteren Bereiche in der Materialwirtschaft bzw. im Auftragsdurchlauf insgesamt haben Sie mit SIVAS.ERP digitalisiert?
Bei den Workshops haben wir gemerkt, dass wir beim Thema Materialwirtschaft unnötig viele Ressourcen verbraucht haben. Daher haben wir im Zuge der Einführung die Materialwirtschaft komplett neu aufgebaut. Die Neugestaltung des Lagers war hier eine wesentliche Komponente. Hierbei hatten wir das Ziel, die Vorgänge so weit möglich zu digitalisieren. Auf diese digitalen Informationen aus der Materialwirtschaft greift aber nicht nur die Lagerlogistik, der Einkauf und die Rechnungsprüfung zurück, sondern auch die Projektleiter und Monteure, die dahingehend ihre Tätigkeiten im SIVAS.ERP planen und überwachen. Hier sieht man schon, dass durch die enge Vernetzung der Abteilungen neben der Warenwirtschaft auch die Projektierung, Personalplanung, Aufgabenverteilung bis hin zur Projekt- und Produktkalkulation ebenfalls im SIVAS.ERP abgebildet werden.
Sie arbeiten mit 3D-Druckern zur Herstellung spezieller Teile für Ihre Anlagen. Welche Vorteile bringt die Einsatzplanung des 3D-Druckers mit SIVAS.ERP für die Auftragsabwicklung?
Zur Zeit haben wir zwei 3D-Drucker in Betrieb. Diese werden wie Mitarbeiter auf einer eigenen Kostenstelle geführt und können somit kapazitiv eingeplant werden. Bedarfe an 3D- Druckteilen werden als Arbeitsgänge bei den Konstrukteuren für den 3D- Druck eingespielt und anhand der Bedarfstermine können die Druckteile auf die 3D- Drucker eingeplant werden. Mit dieser Informationsplattform für alle Mitarbeiter und der Möglichkeit der Priorisierung, so können eilige Teile vorgezogen oder große Bauteile mit langer Druckzeit auf die Nacht oder das Wochenende eingeplant werden. Das war zwar vor der Einsatzplanung mit SIVAS.ERP auch möglich, jedoch hat die manuelle Planung bei dauerhaftem Einsatz des 3D- Druckers immer wieder zu Engpässen geführt. Besonders bei zeitkritischen Kundenaufträgen wird uns mit Hilfe des SIVAS.ERP eine Flexibilität zur fristgerechten Produktion geschaffen.
Stillstand ist Rückschritt – auch ein ERP-System muss laufend optimiert, erweitert und an neue Herausforderungen angepasst werden. Gibt es schon konkrete Pläne für neue Projekte mit SIVAS.ERP?
Mit dieser Frage treffen sie gerade ins Schwarze. Die Einführung von SIVAS.ERP war für uns von Anfang an ein Start in die Zukunft. Die Umsetzung ist ein lebender Prozess, der kein definiertes Ende hat. Unser Ziel war es, in erster Instanz die alltäglichen Geschäftsprozesse ausführen zu können: Auftrag – Beschaffung – Produktion – Auslieferung – Fakturierung. In zweiter Instanz wollen wir die umfangreichen Funktionen von SIVAS.ERP weiter ausschöpfen und nach und nach mehr der vorhandenen Module implementieren. Parallel dazu sind wir an einem Punkt angekommen, an dem wir SIVAS.ERP als Basis für unsere digitale Zukunft heranziehen. Ein Beispiel ist der Servicebereich, welcher zukünftig einen immer größeren Stellenwert einnehmen wird. Dabei wollen wir die Tools der Digitalisierung, wie Handy und Tablet, in der Akquise und im Aftersales nutzen. Die Verknüpfung mit SIVAS.ERP und die integrierte REST API Schnittstelle bieten hierzu eine solide Basis für die Ausweitung des Geschäftes, parallel und fortlaufend zu jeder verkauften Anlage. Mit SIVAS.ERP wollen wir den Servicebereich weiter aufbauen und uns für die Zukunft rüsten.
Das Magazin IT&Production hat das Interview am 12. Juni 2023 online veröffentlicht.
