Es ist Dezember. Wer seinen Weihnachtsurlaub noch nicht geplant hat, ist spätestens jetzt dabei. Vielen Angestellten macht die Inventur dabei allerdings einen Strich durch die Rechnung. An den letzten Tagen des Jahres wird gezählt – wie jedes Jahr. Die Einladung der Beteiligten zum Essen durch den Chef im Januar macht es kaum besser. Dabei gibt es genügend Mittel und Wege, der ungeliebten Inventur den Schrecken zu nehmen. Unsere Experten Harald Bieser, der die kaufmännischen Prozesse in SIVAS.ERP gestaltet und Frank Gießler, der unser SIVAS.ERP bei den Kunden einführt, geben ihr Wissen und ihre Erfahrung weiter – Insider-Tipps inklusive.
Frank, Harald, vielen Dank, dass Ihr Euch trotz vollem Terminkalender Zeit genommen habt für ein Interview. Hat einer von euch beiden schon mal selbst eine Inventur mitgemacht?
Harald: Ganz früher als Schüler bzw. Student habe ich im Lebensmittel-Einzelhandel bei der Inventur geholfen. Wenn ich mit meiner heutigen Erfahrung darauf zurückblicke, hat das allerdings recht wenig mit der Inventur bei Maschinen- und Anlagebauern zu tun. Wobei, eine Gemeinsamkeit gibt es: Sorgfältiges Arbeiten ist immer die Grundvoraussetzung.
Frank: Abgesehen von meinem Kleider- oder Werkzeugschrank zuhause habe ich noch keine Inventur persönlich durchgeführt. Dadurch, dass ich sie aber schon für unzählige Kunden vorbereitet und begleitet habe, fühle ich mich in der Thematik zuhause.
Was denkt Ihr, woran es liegt, dass viele Verantwortliche sich auch im digitalen Zeitalter noch vor dem Schreckgespenst Inventur fürchten?
Frank: Wahrscheinlich liegt es vor allem daran, dass so eine Inventur mit viel Arbeit verbunden ist – und das auch noch am Jahresende, wo die meisten sowieso urlaubsreif sind. Wenn sie dann auch noch Überstunden machen müssen, fällt die Motivation natürlich unter null. Dazu kommt, dass die Inventur – je nachdem, wie man vorgeht – das Tagesgeschäft blockiert, was ebenfalls zu Verzögerungen führt. Dazu kommt bei den Verantwortlichen die Angst, dass viele Differenzen auftauchen, die sie einerseits erklären und hinterher neu verbuchen müssen. Sind die Probleme zu groß, stellen Führungskräfte oder Prozessverantwortliche möglicherweise den gesamten materialwirtschaftlichen Prozess in Frage. Da kann eine ordentliche Lawine ins Rollen kommen.
Klingt nicht besonders spaßig. Dennoch wollen die gesetzlichen Vorschriften erfüllt sein. Welche Vorgaben gibt es hier genau?
Harald: Paragraf 240 HGB legt fest, dass ein Unternehmen zum Ende des Geschäftsjahres alle Vermögensgegenstände und Schulden einzeln erfassen muss. Abweichend davon gibt es in Paragraf 241 HGB auch Möglichkeiten, die Inventur zu vereinfachen. Gleichwertige Positionen können zu Gruppen zusammengefasst bewertet werden. Darüber hinaus kann ein Unternehmen die Inventur zeitlich verschieben. Wenn es geeignete Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren aufweisen kann, ist die Inventur direkt zum Ende des Geschäftsjahres nicht zwingend: Es geht bis zu einem Monat davor bzw. zwei Monate danach. Was hier ebenfalls noch hineinspielt sind die Bewertungsvereinfachungsverfahren wie z.B. FIFO oder LIFO. Nach Handelsrecht sind beide möglich, nach Steuerrecht jedoch nur LIFO. Das jedoch nur am Rande. Darauf näher einzugehen, würde hier den Rahmen sprengen.
Welche Voraussetzungen kann ein Unternehmen unterjährig schaffen, um den Arbeitsaufwand bei der Inventur zu reduzieren?
Frank: Die wichtigste Vereinfachung ist aus unserer Sicht die permanente Inventur. Das bedeutet, dass die körperliche Bestandsaufnahme von Vermögenswerten unterjährig möglich ist mit Hochrechnung auf den letzten Tag des Geschäftsjahres. Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Ich kann zum Beispiel den Bestand für ein Teil dann erfassen, wenn ich es sowieso gerade in der Hand habe. Im Grunde muss ich nur einmal im Jahr den physischen Bestand mit SIVAS.ERP abgleichen. Voraussetzung dafür ist, dass das Unternehmen eine EDV-gestützte Lagerhaltung im Einsatz hat und über geeignete Fortschreibungs- und Rückrechnungsverfahren verfügt.
Welche Rolle spielen die Ergebnisse der Inventur für die kaufmännischen Prozesse?
Harald: Die Ergebnisse der Inventur sind die Voraussetzung, um überhaupt eine Bilanz erstellen zu können. Das bedeutet, die Inventur stellt unter anderem auch die Basis für die Bewertung des Umlaufvermögens dar. An dieser Stelle kommen auch die Methoden zur Ermittlung zum Tragen wie z.B. gewogener bzw. gleitender Durchschnitt, letzter Einkaufspreis oder das Niederst- bzw. Höchstwertprinzip. Im Grund besteht eine Inventur hier aus zwei Teilen: zuerst wird zahlenmäßig erfasst, dann wird ermittelt, wie viel die Positionen wert sind.
Inwiefern beeinflusst die Inventur die Produktion, die Lagerhaltung und die Lieferkette?
Frank: Auch für diese Bereiche stellt die Inventur immer wieder einen gute Ausgansposition dar, um die bestehenden Konzepte zu überdenken. Für die Produktion liefert die Inventur wichtige Ergebnisse, da man weiß, welche Bestände da sind. Außerdem beeinflussen die Zahlen die Lagerhaltung. Ist das Lager zu groß? Wird zu viel Kapital gebunden? Oder sind wir darauf angewiesen, um eine uneingeschränkte Lieferfähigkeit zu gewährleisten? Dabei gilt es, die wichtigsten Argumente gegenüberzustellen und abzuwiegen. Das Delta zwischen Ist und Soll bei der Inventur ist auf jeden Fall ein guter Indikator dafür, ob die Prozesse passen – oder nicht.
Wie unterstützt SIVAS.ERP unsere Kunden bei der Inventur?
Frank: Aus der Erfahrung kann ich sagen, dass der größte Vorteil darin besteht, dass SIVAS.ERP den kompletten Prozess vollständig unterstützt. Das System bietet sämtliche Möglichkeiten: Es erstellt Zähllisten und verbucht diese anschließend. Für verschiedene Bereiche ist es möglich, die Zähllisten parallel zu erstellen und zu verbuchen. Das System behält zu jedem Zeitpunkt den Überblick und garantiert, dass nichts vergessen wird. So können SIVAS-Anwender ihre Inventur flexibel gestalten, wie es in den Betriebsablauf passt. Beim physischen Zählen gehören Barcodes und Scanner bei uns inzwischen zum Standard. Das System lädt die Inventurbücher bzw. -listen, die früher ausgedruckt wurden, direkt auf den Scanner. Der Scanner führt die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter in optimierter Reihenfolge durchs Lager.
Wie geht man mit Schwierigkeiten wie ungenauen Bestandsdaten oder nicht identifizierten Teilen um?
Harald: Schwierigkeiten gab es schon immer, nur wurden die früher nicht bemerkt. Jetzt können wir sie dank optimierter Technik analysieren und gegenarbeiten. Prinzipiell gilt aber: Jedes Teil muss identifiziert werden. Selbst wenn ein System noch so gut ist, kann es die ebenfalls notwendige gute Organisation nicht ersetzen.
Verständlich. Habt Ihr dennoch ein paar Insider-Tipps, die den Verantwortlichen die Arbeit etwas erleichtern?
Frank: Klar, es gibt da schon so ein paar Kniffe. Zum Beispiel können Sie unterjährig – im Fall einer permanenten Inventur – jeweils die Teile mit den geringsten Beständen aussuchen und zählen. So ist der Aufwand geringer. SIVAS.ERP bietet die Möglichkeit anzuzeigen, was noch nicht gezählt wurde. Am Ende reicht es dann aus, sich darauf zu konzentrieren.
Was viele auch nicht wissen: Während der Inventur muss das Lager nur physisch gesperrt werden, aber es dürfen dennoch Buchungen gemacht werden. Wir verbuchen ja nicht den Ist-Wert, sondern das Delta zum festgeschriebenen Ist-Wert. Führt man so die Inventur in kleinen Häppchen durch, kann zu jedem Zeitpunkt normal gearbeitet werden. Das nimmt den Druck raus und die Angst, dass zum Beilspiel drei Tage lang gar nichts geht.
Wie sieht die Inventur der Zukunft aus? Müssen wir irgendwann nur noch mit VR-Brille durchs Lager gehen?
Harald: Ja, das halte ich nicht für unwahrscheinlich. Wenn die Brille dann die Zeichnungsnummer abscannt, bekomme ich direkt ein Bild des Teils auf die Brille. Schöner Gedanke! Was ich mir auch vorstellen könnte: Dass die Inventur in Zukunft ganz überflüssig wird, wenn jedes Teil mit einem Chip versehen ist. Aktuell ist dies jedoch gesetzlich noch nicht zulässig. Außerdem sollten Unternehmen vor der Einführung solcher neuen Technologien auch immer prüfen, ob es sich lohnt bzw. wirklich notwendig ist. Natürlich geht es in erster Linie um Ergonomie, aber als Kaufmann möchte ich die Rentabilität auch nicht ganz außer Acht lassen.
