Schon nach den ersten Worten aus dem Mund von Johannes Gramespacher und Andreas Keller ist klar: Die beiden lieben, was sie tun. Und sie kennen die Herausforderungen in ihrem breit aufgestellten Unternehmen bis ins letzte Detail. Johannes Gramespachers Aufgabe bestand vor etwas mehr als einem Jahr darin, ein passendes ERP-System für die Maschinenbau Kaltenbach GmbH zu suchen. Inzwischen arbeitet das Unternehmen seit fünf Monaten mit
SIVAS.ERP. Ein guter Zeitpunkt für eine erste Bilanz. Im Interview geben die beiden Herren unserem Projektleiter Frank Di Patre einen Rückblick auf die Einführung und Einblicke in die tägliche Arbeit mit SIVAS.ERP.
Johannes, du hast deine Bachelorarbeit zum Thema Einführung eines ERP-Systems geschrieben und durftest dein theoretisches Wissen bei der Maschinenbau Kaltenbach GmbH sofort in die Praxis umsetzen. Uns interessiert als erstes: Warum habt ihr euch für
SIVAS.ERP entschieden?
Johannes: Ein überzeugendes Argument war in erster Linie die hohe prozentuale Übereinstimmung mit unserem Lastenheft. Da haben wir schon gemerkt, dass schrempp etwas vom Maschinenbau versteht und mit SIVAS ein passendes System anbietet. Da einige Unternehmen aus unserem Umfeld schon länger mit SIVAS arbeiten, hatten wir zudem viel Positives gehört. Das hat sich bei mehreren Referenzbesuchen auch bestätigt. Neben der fachlichen Seite hat aber auch das Menschliche eine große Rolle gespielt. Nach ein paar Treffen war schnell klar, dass wir die gleiche Firmenkultur haben und auf einer Wellenlänge sind. Diese partnerschaftliche Zusammenarbeit hält bis heute an.
Wie verlief der Implementierungsprozess von SIVAS.ERP in eurem Unternehmen? Welche Herausforderungen gab es und wie wurden diese bewältigt?
Andreas: Wir haben bei Kaltenbach eine sehr niedrige Fluktuation, was natürlich wunderbar ist. Das bedeutet jedoch auch, dass viele Kolleginnen und Kollegen Dinge schon sehr lange gleich machen und Änderungen erst mal kritisch gegenüberstehen. Zum Glück hat Johannes alle „Kaltenbacher“ von Anfang an mitgenommen auf dem Weg Richtung ERP.
Johannes: Es war sicher eine gute Entscheidung, die Anwender bereits während der Auswahlphase einzubeziehen. Wir haben das Team alle drei bis vier Wochen über den aktuellen Stand informiert und die Anliegen der Kolleginnen und Kollegen besprochen. Außer mir waren alle Beteiligten während der gesamten Auswahl- und Einführungsphase voll im Tagesgeschäft eingebunden. Deshalb haben wir das neue Wissen in kleinen Portionen und in kleinen Gruppen vermittelt. Begonnen haben wir dabei mit den Standard-Funktionen, bevor wir in die spezifischen Anwendungen eingestiegen sind.
Du sprichst von Wissensvermittlung. Haben euch dabei das Webportal, die Standardprozesse und die Video-Tutorials von schrempp geholfen?
Johannes: Mir auf jeden Fall. Da ich zu hundert Prozent freigestellt war, habe ich alles gelesen und angeschaut. Dieses Wissen habe ich in Form von persönlicher Unterstützung an meine Kolleginnen und Kollegen weitergegeben. So sind die Anwender im Arbeitsalltag schneller und besser mit SIVAS.ERP vorangekommen. Natürlich sind die Tutorials und Anleitungen auch weiterhin sehr wertvoll für uns, beispielsweise für Urlaubsvertretungen.
Ihr arbeitet inzwischen ein knappes halbes Jahr mit SIVAS.ERP. Welche konkreten Vorteile habt ihr durch die Einführung der Software?
Andreas: Wir hatten vorher gar kein ERP-System. Unsere Prozesse bestanden aus vielen Excel-Listen. Darin steckte sehr viel persönliches Know-how, da jede und jeder auf seine eigene Art gearbeitet hat. Mit einem von mir programmierten Makro kann Johannes wahrscheinlich nichts anfangen – andersrum genauso. Etwas Bauschmerzen hat mir beispielsweise auch die Lagerhaltung gemacht. Die Inventur war jedes Mal mit enormem Aufwand verbunden. Und jetzt? Überspitzt formuliert können wir schon von einer Prozessrevolution sprechen. Wir haben eine einzige Datenbasis, einheitliche Prozesse und können personenunabhängiger arbeiten. Die Abläufe sind so gut aufgebaut, dass jeder damit umgehen kann. Auf Knopfdruck können wir sagen, was auf Lager liegt. Das ist klasse!
In welchen Bereichen habt ihr die größten Verbesserungen bemerkt?
Andreas: In meinem Geschäftsbereich haben wir die Auftragserfassung enorm verbessert. Allein für die Kunden, die ich betreue, gab es vorher mehrere verschiedene Systeme. Das bedeutet: kundenindividuelle Projektbögen, die wir auf unterschiedliche Arten hereingespielt bekommen, vereinheitlichen wir so, dass nun jeder im Team sie ohne große Kenntnisse und ohne Rückfragen an unsere internen Experten erfassen kann.
Johannes: Im Grunde haben wir so ziemlich alle Abläufe auf den Prüfstand gestellt und einige optimiert und anschließend automatisiert. Zum Beispiel haben wir im Konfigurationsmanagement technische und kaufmännische Daten integriert. Damit minimieren wir Fehler, indem etwa nicht kompatible Optionen automatisch ausgeschlossen werden. Dies sorgt für mehr Sicherheit im gesamten Produktionsprozess. Darüber hinaus hat uns die Standardisierung gezwungen, unseren Produktionsprozess zu überarbeiten. Das hat dazu geführt, dass wir erstmals von Kleinserieneffekten profitieren konnten. Zusammengefasst würde ich sagen, wir haben für alle Geschäftsbereiche jetzt einen einheitlichen Weg, der in der Fertigung mündet. So nutzen wir Synergien zwischen den einzelnen Geschäftsbereichen.
Konfigurationsmanagement ist in eurem Unternehmen offensichtlich ein großes Thema, mit dem ihr euch ausgiebig beschäftigt habt. Wie habt ihr diese Aufgabe vorher gelöst und wie läuft es jetzt?
Andreas: Dass wir unsere Produkte konfigurierbar gemacht haben, ist ein riesengroßer Vorteil. Er zieht sich durch die gesamte Auftragsabwicklung. Ich muss ehrlich sagen, die gesamte Tragweite des Konfigurationsmanagements war uns anfangs gar nicht so bewusst.
Die Verbesserung beim Erfassen von Kundenaufträgen haben wir ja bereits erwähnt. Das zieht sich in gleicher Weise durch den gesamten Prozess. Vorher war sehr viel persönliches Wissen nötig – jetzt ist alles im System hinterlegt. Das macht die Abwicklung viel sicherer. Hatten wir früher beispielsweise nur eine Option falsch angelegt, fehlten nachher in der Montage die Teile. Kaufmännisch haben wir unsere gesamte Produktlogik in Vertriebsstücklisten erfasst. Über technische Bedingungen reduzieren wir dann auf das, was bestellt wurde. Unsere Produktexperten werden also entlastet und haben Zeit für Wertschöpfende Tätigkeiten. Und im Moment sind wir dabei, die Preise einzupflegen und auch diese automatisch zu generieren.
Johannes: Genau. Wir bauen nämlich das Konfigurationsmanagement nun noch weiter aus, denn wir wollen nicht nur im Vertrieb davon profitieren.
Ich erkläre das am Beispiel eines Krans. Da haben wir Standard- und variable Teile. Als Basis haben wir eine echte technische Maximalstückliste erstellt, die alle 23 Kransäulen und 6 verschiedene Ausleger umfasst. Über Merkmale ziehen wir dann die entsprechende Komponente in die Auftragsstückliste. Liegen dann auch noch die entsprechenden Stammarbeitspläne dahinter, geht der Auftrag direkt in die Fertigung. So sparen wir uns die Arbeitsvorbereitung und einen großen Teil der Konstruktion, da sich der gesamte technische Auftrag direkt aus der Vertriebskalkulation erstellt. Auf Knopfdruck. Der Projektleiter wirft noch einen Blick darauf und gibt den Auftrag zur Disposition frei.
Das ist einzigartig und nur mit dem integrierten Konfigurationsmanagement von SIVAS.ERP möglich.
Das stellt ja einen hohen Automatisierungsgrad dar. In Diskussionen mit Interessenten hören wir oft die Angst vor dem hohen Aufwand am Anfang heraus. Wie groß war euer Aufwand initial für die Einrichtung des Konfigurationsmanagements?
Andreas: Das Aufsetzen der Stammstücklisten und der vielen Bedingungen war natürlich ein gutes Stück Arbeit. Alles andere wäre gelogen. Durch das Alltagsgeschäft konnten wir nicht immer so dranbleiben, wie wir es uns gewünscht hätten. Somit war das Konfigurationsmanagement bei Echtstart noch nicht fertig. Für uns ist es ein fortlaufender Prozess. Aber wir sind jetzt schon sehr stolz darauf, was mir mit dem Konfigurator erreicht haben!
Johannes: Und wir können sagen, dass die Vorteile ganz klar überwiegen. Wir müssen ein Teil nur noch einmal in die Hand nehmen und nicht jedes Mal. So langsam kommt ein Automatismus rein, der uns bei Routinearbeiten sehr entlastet. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter ist beispielsweise viel einfacher und das System bietet Sicherheit, wenn mal jemand ausfällt.
Anfangs haben wir die Bedeutung des Konfigurators etwas unterschätzt, weil er bei uns für den Vertrieb gar nicht so relevant war. Dadurch, dass Andreas das System aber sofort in seiner Tiefe verstanden hat, möchten wir keinesfalls mehr darauf verzichten.
Würdet ihr das Konfigurationsmanagement anderen Unternehmen im Maschinen- und Anlagenbau weiterempfehlen?
Andreas: Auf jeden Fall! Was mich besonders begeistert ist die Flexibilität von SIVAS.ERP. Wir können alles selbst einrichten und unsere eigenen Logiken anwenden. Frank und das Team von schrempp haben uns auf den Weg gebracht und jetzt optimieren wir das System laufend für unsere Anforderungen. Und selbst dort, wo es noch keine fertig standardisierten Produkte gibt, ist der Konfigurator das Bindeglied zwischen Vertrieb, Projektleitung, Konstruktion und AV und somit zentrales Steuerungstool für den gesamten Kernprozess im Anlagen- und Maschinenbau. Er verbindet Produktlogik, Wissenssicherung und Risikomanagement und bringt uns gleichzeitig die totale Unabhängigkeit von weiteren Systemen.
Zu euren Anforderungen gehören auch Schnittstellen bzw. Anbindungen. Welche maschinenbauspezifischen Anwendungen habt ihr an SIVAS.ERP angebunden?
Johannes: Wir haben unsere Nesting-Software von Lantek an SIVAS.ERP angebunden. Das ist eine Software für Brennschneideanlagen, die den Zuschnitt von Metallblechen optimiert, um den Materialverbrauch zu minimieren und die Effizienz der Produktion zu steigern. Mit der Integration können wir unsere Produktionsplanung optimieren, da wir Echtzeitdaten über Materialverfügbarkeit, Maschinenkapazitäten und Produktionszeiten erhalten. So können wir schneller und flexibler auf Änderungen in der Auftragslage reagieren.
Wir haben über SIVAS.ERP in den verschiedenen Bereichen von Kaltenbach gesprochen. Inwiefern erleichtert SIVAS.ERP die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen in eurem Unternehmen?
Andreas: Es ist jetzt einfach alles klarer und transparenter. Früher ist viel auf Zuruf passiert. Jetzt sind alle Vorgänge einheitlich und vor allem nachverfolgbar. Der Status einzelner Bestellungen und Fertigungsaufträge ist jederzeit im System einsehbar. Da fällt wiederholtes und zeitaufwändiges Nachfragen zwischen den Abteilungen weg.
Johannes: Das sehe ich genauso. Mit SIVAS.ERP haben wir sehr viel Unternehmenswissen von den Köpfen unserer langjährigen, erfahrenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins System übertragen und so allen zugänglich gemacht. Das gibt allen Beteiligten mehr Sicherheit. Auch wenn wir nach fünf Monaten – vor dem Hintergrund dessen, was das ERP kann – gerade mal an der Oberfläche kratzen, haben wir schon enorm viel verbessert.
Ihr habt also noch einiges vor euch. Was steht oben auf der Agenda und wie sieht die Zusammenarbeit mit schrempp im laufenden ERP-Betrieb aus?
Andreas: Wenn etwas mehr Daten im System sind, möchten wir gerne mit dem BI-Tool von SIVAS.ERP arbeiten. Das haben wir am Anfang noch nicht berücksichtigt, weil wir die Einführung bewusst in Schritten machen wollten. So ist es uns leichter gefallen, uns am Anfang auf die Kernprozesse zu konzentrieren.
Johannes: Genau. Seit dem Echtstart stimme ich mich dazu regelmäßig alle vier Wochen mit meinem Ansprechpartner von schrempp ab. Ich sammle dazu die Fragen aus dem Team, die er mir dann beantwortet. Außerdem informiert er mich über Neuerungen in SIVAS.ERP. Die Kommunikation ist sehr gut. Natürlich bleiben wir auch mit dem Einführungsteam, vor allem Frank, weiter in Kontakt. So ein Projekt schweißt einfach zusammen. Da entstehen neben der guten Zusammenarbeit auch Freundschaften.
Ein herzliches Dankeschön an unsere Gesprächspartner:
Lesen Sie auch den Referenzbericht zu unserem Kunden Maschinenbau Kaltenbach GmbH.
